Sistema de Administración de Riesgos Operativos

Las organizaciones deben conocer las diferentes etapas y elementos de la Administración de Riesgos Operativos (SARO), para lograr un desempeño efectivo de esta gestión. 

Ese desempeño efectivo del Sistema de Administración de Riesgos Operativos se traduce en la capacidad de que mediante el mismo se logre una reducción del nivel de riesgo operativo al que las organizaciones colombianas se encuentran expuestas, gracias a una eficiente administración de éste.

Esta eficiente administración del riesgo operativo, es lo que contribuye a reducir la probabilidad de que ocurran aquellos eventos no previstos junto con los impactos que los mismos originarían.

De esta forma, contar con un Sistema de Administración de Riesgos Operativos, asegura a las organizaciones colombianas el desarrollo normal de su actividad habitual sin que sufra alteraciones ante incidentes ocurridos en sus operaciones.

Para lograr todo ello, el SARO debe funcionar de manera correcta y para ello es imprescindible implementarlo adecuadamente prestando atención a las etapas y elementos de la Administración de Riesgos Operativos.

Etapas y elementos de la Administración de Riesgos Operativos

Etapas de SARO

Las etapas a considerar en todo Sistema de Administración de Riesgos Operativos son:

1.- Identificación

Debe realizarse con anterioridad a la ejecución de cualquier proceso con el fin de identificar los riesgos operativos que han ocurrido así como, aquellos riesgos operativos en potencia que van a suponer una serie de obstáculos de cara al logro de los objetivos definidos. En esta etapa de identificación pueden a su vez diferenciarse dos sub-etapas:

• Inventario de procedimientos.
• Recolección de información.

2.- Medición o Evaluación

Una vez que los riesgos operativos de los diferentes procesos han sido identificados, el siguiente paso es evaluar la posibilidad de materialización de los mismos (en función de la frecuencia con la que los mismos suceden) así como, definir el impacto que los mismos podrían generar en caso de ocurrencia.

Como resultado de esta segunda etapa, establecemos el llamado riesgo inherente, que no es más que el nivel de riesgos que presenta una actividad concreta, sin aplicarle ningún tipo de control.

3.- Control o Mitigación

En esta tercera etapa, se busca definir las medidas de control que permitan reducir la probabilidad de ocurrencia y/o los impactos ocasionados por los riesgos inherentes detectados.

Tras esta etepa de SARO, la organización, obtiene el conocido como riesgo residual, que es el riesgo que resulta tras la aplicación de los oportunos controles que hayan sido considerados por la organización.

4.- Monitoreo

Aquí, se debe llevar a cabo el seguimiento adecuado a los riesgos con el fin de ir analizando su evolución.

Etapas y elementos de la Administración de Riesgos Operativos #SARO
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Elementos de SARO

Entre los elementos presentes en el Sistema de Administración de Riesgos Operativos destacamos:

• Políticas: lineamientos a adoptar por la organización con respecto al SARO.
• Procedimientos: acciones a implementar para la correcta ejecución de las etapas y elementos de la Administración de Riesgos Operativos.
• Documentación: conjunto de documentos junto con los registros pertinentes de todas aquellas etapas y elementos de la Administración de Riesgos Operativos. Destacamos el Manual SARO, el Manual de Ética y el de Conducta.
• Estructura organizativa: conjunto de facultades y funciones por etapas y elementos de SARO.
• Registro de eventos de riesgo operativo: base de datos con todos los registros de eventos de riesgos que se hayan identificado.
• Órganos de control: son los encargados de la evaluación de SARO de cara a detectar problemas en el mismo y poder reportarlo con tiempo a las personas indicadas. Recomendamos la lectura del artículo Órganos de control para el Sistema de Administración de Riesgos Operativos (SARO) donde profundizamos acerca de los Órganos de Control de SARO.
• Infraestructura tecnológica: conjunto de sistemas para poder asegurar que la administración del riesgo operativo se realiza de manera adecuada.
• Divulgación de información: sistema necesario para reportar la información y lograr el funcionamiento óptimo de los procedimientos
• Capacitación: contiene los planes de capacitación referidos al SARO.

ISOTools Excellence

El software ISOTools Excellence facilita la gestión del Sistema de Administración de Riesgos Operativos (SARO), gracias a sus funcionalidades específicas que permiten automatizar diferentes procesos, entre los que destacamos la gestión documental, el control de procesos y el registro y seguimiento de indicadores entre otros, ayudando de este modo a que las organizaciones colombianas vean incrementada su eficiencia en el rendimiento organizativo.

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Aunque las organizaciones disponen de normativas como OHSAS 18001, destinadas a preservar la salud y la seguridad en el lugar de trabajo, no siempre es posible eliminar totalmente la probabilidad de ocurrencia de un accidente, por ello, es necesario probar el plan de respuesta a emergencias.

OHSAS 18001 cuenta con un plan B, para esta contingencia. Se trata de un apartado que establece un procedimiento de respuesta ante situaciones de emergencia. Probar el plan de respuesta a emergencias, se convierte entonces más que en una prioridad, en una obligación.

¿Cómo probar el plan de respuesta a emergencias en la organización?

El plan de respuesta a emergencias debe probarse periódicamente. La periodicidad dependerá del número de personas afectadas, las condiciones geográficas del lugar de trabajo, y las amenazas potenciales a la salud y la seguridad de los ocupantes del lugar de trabajo.

El plan de respuesta a emergencia en la organización debe tener en cuenta aspectos básicos para garantizar su funcionamiento, incluyendo:

• Tener una idea clara de las amenazas potenciales, así como la vulnerabilidad de los empleados de la organización, los riesgos naturales, riesgos potenciales de accidentes industriales, amenazas tecnológicas e incluso el potencial de emergencias epidemiológicas.
• El reconocimiento del ciclo de gestión de emergencias, en las etapas anteriores y posteriores a la ocurrencia del incidente.
• Las posibilidades de minimizar los riesgos y la preparación de los cuerpos de socorro, rehabilitación y restablecimiento de las condiciones seguras de operación después del accidente.
• Contar con una estructura de atención en salud inmediata en el contexto del plan de respuesta.

Evaluación y puesta a prueba del plan de respuesta

El plan de respuesta a emergencias en la organización, aunque se prepara teniendo en cuenta todos los riesgos, no es operativo hasta que no ha sido sometido a una prueba. No es necesario esperar a que ocurra un siniestro para obtener una prueba confiable. Antes de ese momento, la organización debe evaluar y actualizar el plan mediante la puesta en práctica de simulacros.

Estos ejercicios de simulación, son herramientas útiles para familiarizar al personal con el contenido del plan, las normas del sistema de seguridad y las responsabilidades de equipos específicos como el de salud, dentro de un escenario ficticio, pero aproximado a la realidad.  El ejercicio permitirá observar el desempeño en las funciones asignadas e identificar vacíos en el plan de respuesta.

Beneficios de probar el plan de respuesta a emergencias en la organización

OHSAS 18001 será la primera beneficiada. Los resultados de las evaluaciones periódicas del plan contribuirán en forma definitiva al perfeccionamiento de la norma. Pero son otros los beneficios que podemos obtener de estas pruebas:

• Minimizar los riesgos futuros

Las pruebas periódicas del plan, permitirán a los empleados desarrollar habilidades que les permitan, en el ejercicio de sus labores diarias, identificar y encender la alarma acerca de un peligro inminente. Se trata de un cambio en la cultura del empleado que fomenta la conciencia sobre la identificación de los riesgos.

• Da valor a la participación de los empleados

Sin duda, los empleados son protagonistas en las etapas anteriores a la prueba, pero también durante y después de ella. Después de todo, es gracias a sus experiencias cotidianas que es posible construir pruebas confiables y de gran valor para el éxito del plan de respuesta a emergencias.

• Reducción de la prima de seguro

Es una prestación económica colateral que se deriva de la practica rutinaria de pruebas al plan de respuesta. Por supuesto, las compañías de seguros valoran altamente todos los esfuerzos que hagan las organizaciones por tratar de identificar y prevenir riesgos.

• Mejora de los procesos

Las pruebas del plan de respuesta, son una oportunidad para corregir errores en procesos de planificación, y en procedimientos de atención de emergencias.

Probar el plan de respuesta a emergencias en la organización, garantiza que el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo funcione y mejore continuamente. Por ello, la organización y la alta dirección deben preocuparse de la planificación, el detalle y la correcta evaluación de esta actividad, que, sin duda, se traduce en un beneficio para todos.

Software ISOTools Excellence

La herramienta software ISOTools Excellence ayuda a las organizaciones a automatizar e implementar de forma eficiente su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo incorporando funcionalidades especialmente diseñadas para un mejor control de los procesos y de la administración de riesgos en una única plataforma.

Si tiene alguna duda sobre ómoel software ISOTools Excellence puede ayudarle a optimizar su SG-SST no dude en solicitar que uno de nuestros consultores expertos le contacte.

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Decreto 1072: 20 preguntas para hacer una evaluación inicial del SG-SST

El decreto 1072 define los parámetros, que son de obligatorio cumplimiento para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo. Dentro de las obligaciones dispuestas por el decreto, está hacer una evaluación inicial del SG-SST.

En tal virtud, la obligación recae sobre todos los empleadores, sean estos públicos o privados, así como aquellos que contraten personal para el desarrollo de obras civiles, comerciales o administrativas, Cooperativas y Empleadores Temporales.

Aspectos a tener en cuenta en la Evaluación inicial del SG-SST

La evaluación inicial del SG-SST, que es el tema que hoy nos ocupa, debe realizarse una sola vez. El objetivo es establecer prioridades del sistema, para, de esta forma, establecer un plan de trabajo anual.  En algunas ocasiones, sirve para actualizar una evaluación ya existente.

Diseñar un formato para llevar a cabo la evaluación, parece ser el camino que debe seguir la organización para cumplir con la norma dispuesta por el decreto 1072. Sin embargo, definir las preguntas que formaran parte de la evaluación, no será para nada fácil, si antes no delimitamos los aspectos a evaluar.

• La normativa vigente

Tener claros los requerimientos de la normativa vigente en materia de Riesgos Laborales, especificando los estándares que exige el Sistema de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales que resulten aplicables y estén reglamentados.

• Identificar y valorar los riesgos

Evaluar los riesgos, implica analiza los cambios en los procesos y las fuentes de tales riesgos: Maquinaria, equipos, infraestructura.

• Evaluar vulnerabilidad

Identificar amenazas y hacer una evaluación de la vulnerabilidad de la organización.

• La efectividad

Las medidas implementadas deben ser calificadas de acuerdo con la efectividad que hayan demostrado durante el periodo evaluado. Los reportes de los empleados resultan esenciales en este aspecto.

• Cumplimiento del programa de capacitación

Incluye inducción y reinducción anual de los colaboradores de la organización.

• Evaluación de los puestos de trabajo

Tiene especial importancia, cuando se trata, de la vigilancia de epidemiología de los colaboradores.

• Descripción sociodemográfica

Análisis, evaluación y estadísticas acerca de las enfermedades y la accidentabilidad en un periodo determinado de tiempo.

Una vez tenemos claros los aspectos a evaluar, podemos elaborar el formato de preguntas. Veamos:

20 preguntas para hacer una evaluación inicial del SG-SST

• ¿Es clara la reglamentación que rige sobre riesgos laborales?
• ¿Los responsables del sistema, conocen la normativa vigente sobre RL?
• ¿Los riesgos potenciales han sido identificados, evaluados y valorados?
• ¿Los instrumentos de control, han sido jerarquizados y definidos?
• ¿Son efectivos los controles?
• ¿Las amenazas y los puntos vulnerables, han sido plenamente     identificados?
• ¿El plan anual de capacitación, está surtiendo efecto?
• ¿El plan anual de capacitación ha sido evaluado y valorado?
• ¿Los puestos de trabajo, han sido evaluados de acuerdo con los PVE?
• ¿Se cuenta con la descripción socio demográfica?
• ¿Tenemos la evaluación de las condiciones de salud de los empleados?
• ¿Existen estadísticas sobre accidentalidad y enfermedades, evaluadas y analizadas?
• ¿Existe el seguimiento y registro de los indicadores del SG-SST?
• ¿La organización, cuenta con formatos apropiados para el reporte de las condiciones de salud o de trabajo?
• ¿Existe el plan anual de trabajo?
• ¿La organización cuenta con objetivos y política, con respecto al SG-SST?
• ¿La alta dirección de la organización, participa en la definición de la política y los objetivos con respecto al SG-SST?
• ¿El SG-SST ha sido objeto de auditoria interna?
• ¿La alta dirección de la organización, ha realizado revisiones del sistema?
• ¿Los responsables del sistema o la alta dirección de la organización han emprendido acciones preventivas o correctivas?

Por supuesto, estas preguntas son solo una guía. Cada organización, en su momento, definirá las preguntas necesarias para hacer una evaluación inicial del SG-SST.

Gestión para un plan de Riesgos Laborales

Así bien, con la Plataforma ISOTools, se pueden hacer gestiones y evaluaciones de los riesgos, proporcionando herramientas necesarias para que el plan de una organización tenga una buena efectividad.

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Implementar ISO 9001:2015 puede impulsar las ventas

Uno de los objetivos de implementar ISO 9001:2015 es poner en práctica una metodología para comprender las necesidades y expectativas de los clientes, con el fin de impulsar el desarrollo de la organización en el mercado.  Así las cosas, implementar ISO 9001:2015 puede impulsar las ventas, convirtiéndose en una herramienta esencial para el departamento de marketing.

¿Cómo implementar ISO 9001:2015 puede impulsar las ventas?

Si bien ISO 9001 es una norma de Gestión de Calidad, en un sentido muy amplio, mejorar los estándares de calidad, centrándose en la satisfacción del cliente, tendrá que traducirse en un incremento de ventas y un mejor posicionamiento de la marca.

Destacamos en este informe, cuatro puntos de la norma ISO 9001 que pueden ayudar a mejorar el rendimiento de su equipo de ventas:

• Sistematización y seguimiento del proceso de ventas

ISO 9001 ayuda a las organizaciones a sistematizar sus procesos y la metodología de sus negocios. Es así como, los Departamentos de Ventas o de Marketing, desarrollarán herramientas para sistematizar y mejorar la calidad de sus procesos, aumentando la tasa de conversión de sus clientes potenciales en clientes efectivos.

Más que eso, los vendedores mejorarán su forma de trabajar, al dirigir su atención al cliente y sus necesidades, planificar sus actividades, organizar su trabajo y aumentar así su eficiencia. El resultado final será, contacto personal con más clientes, igual a más ventas.

• Menos errores y menos trabajo

Las metodologías a las que hicimos referencia en la sección anterior, cambiarán la forma en que su Departamento de Ventas trabaja. En la práctica, esto significa que sus vendedores tendrán menos trabajo para preparar sus propuestas, ya que actuarán de forma selectiva y con mayor calidad. Por lo tanto, se cometerán menos errores ya que existirán presupuestos y características de los productos o servicios que se proporcionan definidos para cada cliente.

Alguien puede pensar que ello va en detrimento de la creatividad de los vendedores. De hecho, la realidad es diferente. Cuando un equipo de ventas aborda a un cliente, con una lista de temas, por lo general los vendedores encuentran mayor espacio para improvisar.

Por otra parte, no está prohibido cuestionar la norma establecida, siempre que sea para mejorarla. Si el vendedor encuentra una nueva forma de vender, esta debe tener una discusión con los administradores de la organización, quienes deben ayudar a desarrollarla al interior del Departamento de Ventas. Este es uno de los principios que impulsan ISO 9001. Mejorar los procesos en forma continua, debe ser un clico aplicado constantemente en la organización.

• La lealtad del cliente y la calidad del producto

Pocas cosas fidelizan más a un cliente que un producto o servicio de alta calidad. Una organización, sin certificación ISO 9001 difícilmente podrá garantizar la calidad total de sus procesos, y por ende de sus productos.

Pero, ¿Cómo ayuda ISO 9001:2015 al Departamento de Ventas?: Cuando un producto o servicio se destaca en el mercado, sobre sus competidores por su calidad, resulta mucho más fácil de vender. No solo eso. Es posible establecer un rango de precios más altos para estos productos, proyectándolos hacia un segmento de clientes más calificado.

ISO 9001 ayuda a la organización a alcanzar esta calidad, mediante el desarrollo de metodologías que aseguran que todos los productos o servicios que se venden, se ajustan a un estándar de calidad muy alto y que cumplen con las expectativas y necesidades de los clientes.

• Planificación y ventas en la práctica

Si su organización cuenta con un Departamento de Ventas organizado, que planifica sus labores, define sus objetivos, analiza riesgos y establece metas, el proceso de ventas se convertirá en la mejor herramienta para los vendedores, que tendrán mayores probabilidades de alcanzar el éxito.

La planificación de las ventas en la práctica no es más que la creación de un entorno favorable que equipa a los vendedores con las herramientas para desarrollar su trabajo, actuando objetivamente, centrados en las necesidades de los clientes y en las políticas de la organización.

Conclusión:

Cuándo la alta dirección de una organización busca un sistema de gestión de calidad, puede asegurar que también mejorará su Departamento de Ventas. Implementar ISO 9001:2015 puede impulsar las ventas. Es un axioma incuestionable: Mayor calidad, mayores ventas.

Nuevas actualizaciones del Sistema de Gestión de Calidad

Un elemento tan importante como la calidad, debe estar sujeta a actualizaciones permanentes. El Sistema de Gestión de Calidad debe adaptarse a las modificaciones que se incluyen en la versión de 2015 de la norma ISO 9001.

Con el software de ISOTools las organizaciones pueden beneficiarse de las facilidades a la hora de adaptar su Sistema de Gestión de Calidad a la nueva versión.

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Modelo de gestión Balanced Scorecard

Para comprender los principios de gestión basados en Balanced Scorecard, veamos de manera resumida a qué nos referimos cuando hablamos de esta herramienta.

El Balanced Scorecard es un Cuadro de Mando Integral que permite tener un conocimiento de cómo se encuentra la organización de un simple vistazo.

Describe como está la organización respecto a cuatro perspectivas, que son las siguientes:

• Perspectiva financiera: mide los aspectos relacionados con la rentabilidad, crecimiento, valor agregado, sostenibilidad.
• Perspectiva de clientes: parte de la base de que la organización necesita satisfacer las necesidades de sus clientes con el fin de que éstos compren más y ello pueda permitir que la organización sea rentable y pueda seguir creciendo.
• Perspectiva interna: esta perspectiva analiza cómo funcionan nuestros procesos internamente, buscando la excelencia en los mismos.
• Perspectiva de aprendizaje: engloba toda la capacitación del personal para lograr un correcto funcionamiento de los mismos que permita el logro de los objetivos con éxito.

En definitiva, a través del Balanced Scorecard buscamos traducir la visión y la estrategia de la organización en diferentes objetivos, es decir podríamos definirlo como aquel modelo de gestión estratégico-operacional que hace posible el desarrollo, la comunicación y la implementación de la estrategia organizativa para poder obtener resultados a corto y medio plazo.

Entre los principales beneficios que ofrece el Balanced Scorecard están:

1.- Permite un mayor conocimiento de la visión y la estrategia de la organización.

2.- Fomenta la correcta comunicación de la estrategia de la organización para lograr la alineación de todo el personal a la misma.

3.- Los directivos pueden conducir cada una de sus áreas orientándolas a la consecución de resultados concretos.

4.- Facilita la identificación de aquellos procesos críticos sobre los que actuar de manera prioritaria.

5.- Ayuda a conocer en mayor detalle los perfiles del personal requerido para cada uno de los puestos.

6.- Dispone de los mecanismos necesarios para realizar una evaluación periódica del desempeño del personal.

7.-  Alinea los indicadores estratégicos a todos y cada uno de los niveles de la organización.

8.- Facilita el correcto entendimiento de los objetivos por parte de todos los niveles de la organización.

Principios de Gestión basados en #BalancedScorecard
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Principios de Gestión basados en Balanced Scorecard

Los principios de gestión basados en Balanced Scorecard son los que a continuación detallamos:

1.- Los ejecutivos deben liderar el cambio: para que los sistemas de gestión funcionen de manera correcta, la Alta Dirección debe estar involucrada y liderar de manera adecuada el cambio.

2.- Operacionalización de la estrategia: la estrategia debe traducirse en planes de acción, en proyectos concretos y actividades en las que se definan los responsables, tiempos y controlar que tales planes se cumplen.

3.- Hacer un diseño de la organización según la estrategia: para lo cual es necesario que los procesos  de los sistemas de gestión estén alineados a la estrategia y deben estar interrelacionados.

4.- Trabajar tomando como base la estrategia: se debe internalizar todos los sistemas de gestión y hacer que los mismos funcionen para lograr que la organización mejore, ya que una mejora en los procesos así como, en el propio personal, va a repercutir en la percepción del cliente, el cual podrá ver mejorada su satisfacción.

5.- Hacer de la estrategia un proceso continuo: tanto los sistemas de gestión como los ciclos de mejora continua deben funcionar como un círculo dinámico, es decir, no es algo estático, sino que deben estar sujetos a la introducción de cambios para permitir la adaptación a las novedades.

Este conjunto de principios de gestión basados en Balanced Scorecard son los que permiten traducir la visión y estrategia organizativa en los diferentes objetivos a nivel operacional, logrando de ese modo conducir la organización hacia una excelente gestión.

Balanced Scorecard a través de ISOTools Excellence

A través del Software ISOTools  es posible lograr una gestión de manera automatizada del Balanced Scorecard, alineando los objetivos y metas estratégicas con los indicadores concretos a través de los cuáles poder realizar un efectivo seguimiento de los mismos.

Si desea conocer más información sobre el funcionamiento y características del Software ISOTools Excellence para la gestión del Balanced Scorecard no dude en solicitar que nuestros expertos consultores se pongan en contacto con usted.

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Automatización del Sistema de Gestión de la Calidad

La automatización del Sistema de Gestión de la Calidad es una opción a la que cada día recurren más organizaciones de todas partes del mundo, debido a la presencia de un entorno caracterizado por ser más competitivo.

Concretamente, la apuesta por la calidad por parte de las organizaciones les permite lograr su diferenciación frente al resto, a través de la mayor satisfacción de los requerimientos de sus clientes. De esa forma, logran la fidelización de los mismos.

Contar a su vez, con una plataforma tecnológica que les permita realizar todas las gestiones en el ámbito de la calidad de manera automatizada, les permitirá ver incrementada los beneficios derivados de la gestión de la calidad en mayor medida.

En este sentido, el software ISOTools Excellence, es una potente solución para la automatización del Sistema de Gestión de la Calidad, el cual está compuesto por una serie de módulos que hacen del mismo una plataforma tecnológica flexible para ajustarse a las necesidades concretas de cada organización, con independencia del sector en el que opere o tamaño que tenga.

Permite que las organizaciones vean agilizados sus procesos, logrando importantes mejoras en los mismos. Además, la accesibilidad a la información aumenta, haciendo que las búsquedas de la misma puedan realizarse de una manera más fácil y con mayor rapidez, logrando así importantes ahorros tanto en tiempo como en costes.

Casos de éxito de automatización del Sistema de Gestión de la Calidad en organizaciones colombianas

Ejemplo de algunos casos de éxito de organizaciones colombianas que ya han implementado con éxito el software ISOTools Excellence para la automatización del Sistema de Gestión de la Calidad es el caso de Moto Mart.

Moto Mart es una organización colombiana dedicada a la comercialización y distribución de maquinaria agrícola, certificada en calidad bajo la norma ISO 9001.

Esta organización, con motivo de su expasión se vio sumergida a una serie de problemas que afectaban al desarrollo de una correcta gestión de la calidad. Entre tales problemas, destacamos los siguientes:

• El crecimiento del personal, requería de un control más exhaustivo de los recursos humanos.
• Retardos en la generación de los reportes de indicadores.
• Inadecuada gestión documental, con pérdidas de documentación, provocando la duplicidad de tareas y gestión de las no conformidades.
• Comunicación poco fluida.
• Dedicación de tiempo excesivo en la tabulación de los resultados de encuestas y otros informes.

Casos de éxito de automatización del Sistema de #GestiónCalidad en organizaciones colombianas
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Así pues, ante la presencia de tales problemas recurrieron a la automatización del Sistema de Gestión de la Calidad con el Software ISOTools Excellence, el cual le permitió solventar sus problemas y ver mejorado su rendimiento y consecución de su máxima excelencia.

Las mejoras alcanzadas por esta organización colombiana tras la implementación de ISOTools Excellence fueron:

• Optimización en su gestión de personal, asignando responsables para el seguimiento, tareas y acciones a ejecutar.
• Generación automática de informes tras las encuestas realizas, para poder tomar decisiones oportunas tanto en tiempo como en forma.
• Fácil vinculación de los indicadores, documentos así como planes de mejora con la estrategias y seguimiento de los mismos.
• Accesibilidad al Sistema de Gestión de la Calidad desde cualquier dispositivo y cualquier lugar, haciendo más fácil a la gerencia la toma de decisiones.
• La evaluación de los proveedores se ve optimizada al contar con un mayor control respecto a su gestión.
• Se resuelve los problemas de duplicidad en la gestión de las no conformidades así como en las acciones correctivas para su tratamiento.
• Documentación actualizada.

Además, la implementación de ISOTools Excellence, gracias a la parametrización que permite junto con su facilidad de uso, permite que se realice en poco tiempo. En este caso de éxito de la organización Colombiana Moto Mart, la implementación se realizó en un plazo de 3 meses.

ISOTools Excellence para la automatización del Sistema de Gestión de la Calidad

ISOTools facilita la gestión de la calidad en las organizaciones gracias a la automatización que permite, contribuyendo a una mayor agilización de dicha gestión y logrando que los procesos se vean mejorados.

Además, permite una mayor accesibilidad a la información, permitiendo su disponibilidad en tiempo y forma.

Igualmente, destaca su capacidad de integración con otros sistemas de gestión ISO.

Si desea conocer más historias reales de nuestros clientes que han visto optimizada su rendimiento, puede acceder a nuestra sección Casos de éxito.

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Inspecciones de seguridad

Antes de hacer una clasificación de las inspecciones de seguridad, es importante conocer algunos aspectos clave en relación a las mismas.

Dentro de todo Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, la administración de riesgos laborales supone toda una herramienta de carácter estratégico que busca prevenir las pérdidas tanto a nivel personal como productivo de cara a la mejora continua de los procesos así como, poder lograr el bienestar laboral de los trabajadores.

Pues bien, para lograr tal prevención de situaciones inseguras, es necesario realizar las denominadas inspecciones de seguridad.

Estas inspecciones de seguridad son estrategias proactivas, que buscan la identificación de todas aquellas condiciones y actos inseguros para la organización, así como comportamientos de los empleados que pueden resultar de riesgo.

Importancia de las inspecciones de seguridad

La importancia de las inspecciones de seguridad radica en que el hecho de que permiten la identificación y análisis de aquellas situaciones y actos anómalas que pueden alterar el normal funcionamiento de la actividad de la organización, ya sea por interrupciones en sus procesos, porque los bienes materiales se vean deteriorados, por provocar daños a la salud de los trabajadores o incluso porque puedan generar impactos negativos en el medio ambiente.

Así pues, como es obvio, a mayor cantidad de situaciones inseguras en la organización, tendrá también mayor probabilidad de sufrir accidentes.

Por tal motivo, mediante la aplicación de las inspecciones de un modo sistemático, permite ser una herramienta de alto valor a nivel de prevención, pues contribuye a aportar la información suficiente y precisa en base a la que poder establecer los planes de acción considerados necesarios según las prioridades que hayan sido detectadas en dicha inspección de seguridad.

Aspectos clave de las inspecciones de seguridad

Algunas consideraciones a tener en cuenta en el campo de las inspecciones de seguridad son las siguientes:

1.- Debemos fortalecer las competencias del personal de modo que todos sean capaces de identificar peligros y valorar los riesgos.

2.- Lograr una participación más activa por parte de todos los niveles existentes en una organización.

3.- Contar con una planificación estructurada, así como los instrumentos precisos.

4.- Disponer de indicadores de gestión que permitan realizar las mediciones necesarias y poder tener así un seguimiento del grado de avance y dificultades detectadas en los procesos.

5.- Diseñar un cronograma para las inspecciones de seguridad a realizar.

Importancia, aspectos clave y clasificación de las #InspeccionesSeguridad
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Clasificación de las inspecciones de seguridad

Podemos hacer la siguiente clasificación de las inspecciones de seguridad:

1.- Inspecciones informales

Permiten reportar condiciones y actos inseguros por parte de todos los niveles de la organización, sin necesidades de requerir de un cronograma previamente definido, ni una capacitación concreta para su realización.

Este tipo de inspecciones no son de carácter sistemático y se centran en la identificación de aquellas situaciones que son llamativas, proporcionando un reporte inmediato de aquellas condiciones o actos inseguros que se hayan detectado.

2.- Inspecciones planeadas

Este segundo tipo, dentro de nuestra clasificación de las inspecciones de seguridad, centran su atención en aquellos aspectos críticos de los diferentes procesos de la organización. Para ello se focalizan en:

• Matrices de valoración de riesgos.
• Estadísticas de nivel de absentismo, accidentalidad y enfermedad.
• Requisitos legales.
• Conocimiento de los procesos organizativos.

Para su ejecución se requiere un plan previo estructurado y deben ser realizadas por personal especializado para ello.

Aportan una mayor trazabilidad sobre las correcciones.

3.- Inspecciones especiales

Las inspecciones de seguridad especiales se realizan para aquellas tareas de alto riesgo, como por ejemplo trabajos en altura, donde los colaboradores que realizan estos trabajos deben tener unos permisos de trabajo especiales, así como unas tareas y equipos especiales que requieren una pre-inspección.

App Check List Mobile de ISOTools

A través de la App Check List Mobile de ISOTools Excellence, las organizaciones pueden llevar a cabo las inspecciones necesarias según la clasificación de las inspecciones de seguridad vistas, de una manera totalmente automatizada. Ello le permite ganar eficiencia en el proceso para el descubrimiento de hallazgos de condiciones y actos inseguros, pudiendo, de esta forma, definir las acciones para su tratamiento con mayor rapidez.

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Asegurar la eficiencia y eficacia de los procesos empresariales de HSE es un aspecto imprescindible para asegurar la excelencia operativa.

Para alcanzar esta óptima gestión de los procesos empresariales de HSE es necesario asegurar una correcta alineación entre las capacidades del personal, los procesos y la tecnología disponible en la organización.

Esto requiere realizar una serie de esfuerzos que conduzcan hacia la mejora continua.

Importancia de asegurar la excelencia en los procesos empresariales de HSE

Entre los principales objetivos a nivel operacional en las organizaciones destaca la búsqueda continua de la mejora en su eficiencia, lo cual se ve reflejado en la implementación de estrategias orientadas especialmente a la mejora de los mismos para alcanzar la máxima excelencia.

El motivo de ello, es que la presencia de procesos empresariales ineficaces genera impactos negativos en la organización, como son:

• Aumenta el coste de cumplimiento.
• Aparecen riesgos de incumplimientos.
• Surgen circunstancias que pueden afectar a las personas, bienes y medio ambiente.
• Afecta a la productividad.
• Retarda los ciclos de innovación de productos.
• Hay una mala gestión de riesgos.
• Pérdida de reputación.
• Interrupción en la continuidad de negocio.

3 estrategias para lograr la excelencia de los procesos empresariales de HSE

1.- Adopción de un enfoque de cadena de valor de extremo a extremo

Los requisitos a considerar en todo HSE son de aplicación general a toda la organización. Es por ello por lo que las estrategias de mejora de los procesos empresariales de HSE toman como punto de partida el concepto de Cadena de Valor.

El concepto de cadena de valor considera a la organización como un sistema que produce bienes y/o servicios y que está a su vez compuesta de sub-sistemas, cada uno con entradas, procesos de transformación y salidas.

Así pues, dada la naturaleza transversal que tienen los requisitos de HSE, los esfuerzos de mejora de los procesos empresariales de HSE no deberán centrarse únicamente en la optimización de una tarea o área, sino que deben buscar una sincronización con procesos de carácter multifuncional a lo largo de la cadena de valor.

Se trata de un enfoque colaborativo que pretende establecer vínculos entre procesos para lograr una reducción de riesgos y costes.

3 estrategias para lograr la excelencia de los procesos empresariales de #HSE
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2.- Aplicación de un modelo de madurez para guiar los esfuerzos de mejora

Los modelos de madurez permiten orientar los esfuerzos de mejora en los procesos al ofrecer un método de evaluación de la situación actual de cara a su comparación con las mejores prácticas.

Así, a través del uso de este modelo de madurez, se obtiene una hoja de ruta que permite llevar a cabo la evaluación del actual proceso y poder descubrir las brechas existentes.

En base a dichas diferencias identificadas, la organización desarrollará sus planes de mejora.

3.- Pensar en grande, pero empezar en pequeño

Con esto nos referimos a que debe enfocarse y comenzar por lo pequeño, pero debe pensar en grande y a largo plazo.

Es decir, debe tratar de identificar aquellos problemas específicos que deben ser resueltos y adoptar un enfoque que se oriente a su resolución mediante una mejora en el proceso.

El avance a lo largo de la iniciativa de mejora tomada, requiere justificación. El éxito a largo plazo de las mejoras de procesos introducidas depende en gran medida del apoyo por la Alta Dirección.

La idea de esta tercera estrategia para lograr la excelencia de los procesos empresariales HSE es impulsar la adopción, crear valor y comunicarlo.

En definitiva, debe saber que mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos empresariales HSE es la base para todas aquellas iniciativas de mejora continua emprendidas en la organización.

La mejora de los procesos es una pieza clave dentro de la Excelencia Operacional, vista como una parte del enfoque integrado de Personas, Procesos, Tecnología.

Además, para aumentar la madurez de los procesos empresariales HSE, se puede aplicar un pensamiento focalizado en la cadena de valor de manera cruzada para lograr sincronizar HSE con los procesos de negocio de extremo a extremo.

Software ISOTools Excellence

ISOTools Excellence cuenta con una funcionalidad específica para el análisis de riesgos y oportunidades en los procesos organizativos. También, hace más ágil el análisis de los aspectos ambientales así como, la evaluación del impacto de la actividad de la organización sobre el medio ambiente.

De esta forma, permite parametrizar los Sistemas de Gestión HSE a las particularidades de cada organización para lograr resultados óptimos.

La entrada 3 estrategias para lograr la excelencia de los procesos empresariales de HSE se publicó primero en ISOTools Colombia.

Beneficios del modelo Balanced Scorecard

Son muchos los beneficios del modelo Balanced Scorecard en la toma de decisiones mediante el empleo de indicadores.

El Balanced Scorecard es un modelo de gestión mediante el cual se hace posible el desarrollo, comunicación e implementación de la estrategia de la organización, permitiendo obtener resultados tanto a corto como a largo plazo.

Traduce la visión y la estrategia de la organización en diferentes objetivos.

Es decir, permite la gestión de la estrategia organizativa, ya que a través de los indicadores clave establecidos es posible tener un seguimiento del logro de los objetivos que conducen a su vez, a la consecución de la estrategia.

Los beneficios del modelo Balanced Scorecard para la organización son los siguientes:

1.- Ayuda a conocer con claridad su visión y estrategia para llegar a la misma.

2.- Facilita la comunicación de la estrategia entre los miembros de la organización, conociendo cada uno, cual es su papel en el logro de la misma.

3.- Los directivos tendrán un mayor conocimiento de su área, lo que permite una mejor gestión de la misma de cara a la orientación hacia los resultados deseados.

4.- Identifica los procesos críticos, sobre los que poner en marcha acciones para generar los cambios necesarios.

5.- Reconoce los perfiles clave de personal necesario y define los mecanismos pertinentes para incrementar sus competencias.

6.- Evalúa el desempeño del personal a través de los indicadores de gestión.

7.- Posibilita la alineación de los indicadores estratégicos al resto de niveles de la organización.

8.- Contribuye a comunicar con mayor facilidad los objetivos de cara a que sean mejor comprendidos por parte de todos los niveles organizativos.

Optimización de la toma de decisiones a través de indicadores

Los indicadores de gestión nos ayudan a realizar mediciones y a tener un efectivo control de las situaciones.

Gracias a las mediciones realizadas, podemos aplicar mejoras con las que seguir avanzando, ya que aportan información precisa en base a la cual tomar decisiones.

Es decir, estos indicadores de gestión son variables cualitativas y cuantitativas que posibilitan la observación de diversas situaciones, así como, poder también conocer cuáles son las tendencias observadas en el campo objeto de estudio, en relación a los objetivos previstos.

Dichos indicadores de gestión tienen una frecuencia determinada de medición, que puede ser anual, mensual, semestral, o la que se estime oportuna según cada proceso.

Para que tales indicadores de gestión permitan optimizar la toma de decisiones deben aportar la información que se requiere. Para ello, es necesario que presenten las siguientes características:

• Exactitud y sencillez.
• Detallar su forma cuantitativa o cualitativa.
• Tener definida la frecuencia de medición.
• Clara extensión establecida.
• Establecer la temporalidad que va a medir (pasado, presente o futuro).
• Indicar su origen.
• Ser relevante respecto a la información arrojada.
• Llegar de una manera oportuna, ofreciendo la información en el tiempo y modo preciso.
• Integridad.

Beneficios del modelo #BalancedScorecard: optimizar la toma de decisiones a través de indicadores
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Para la construcción de unos excelentes indicadores de gestión para la toma de decisión y poder aprovechar todos los beneficios del modelo Balanced Scorecard, es importante seguir una metodología para el establecimiento de tales indicadores de gestión.

Metodología para el establecimiento de indicadores de gestión

1.- Tener claros los objetivos y estrategia.

2.- Definir los factores clave de éxito.

3.- Establecer indicadores para cada uno de los anteriores factores críticos.

4.- Detallar para cada indicador definido, su estado, umbral y rango de gestión.

5.- Determinar la medición de cada uno de ellos.

6.- Asignar los recursos necesarios.

7.- Hacer una medición de prueba del sistema de indicadores de gestión establecido.

8.- Ajustar los aspectos necesarios de los indicadores, según los resultados de las pruebas y una vez que aporten valor, se formalizan y estandarizan.

9.- Mantener y mejorar el sistema de indicadores.

Por último, señalar que los indicadores de gestión se pueden clasificar atendiendo a dos clasificaciones.

Según lo que miden, pueden ser de:

• Eficacia.
• Calidad.
• Eficiencia.
• Economía.

De acuerdo a la fase del proceso productivo sobre la que se centran:

• Insumos.
• Procesos.
• Productos.
• Resultados.

Para conocer cómo funciona ISOTools Excellence para ayudar en la gestión de su organización puede revisar el siguiente vídeo:

ISOTools para la gestión del Balanced Scorecard

El Software ISOTools permite automatizar la gestión del Balanced Scorecard, relacionando los objetivos estratégicos, metas y proyectos con los diferentes indicadores definidos, permitiendo seguir el avance de los mismos de manera más efectiva.

Solicite el contacto por parte de nuestros consultores expertos y le asesoraremos acerca de cómo optimizar y automatizar el Cuadro de Mando Integral de su organización.

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Seguridad de la información: ISO 27001

Es importante tener una amplia comprensión de cómo funciona la seguridad de la información de acuerdo a los requisitos que recoge la norma ISO 27001.

Como ya conocemos de anteriores artículos, ISO 27001 pretende describir la forma en que la organización debe llevar a cabo su gestión de la seguridad de la información.

ISO 27001 es un estándar que puede ser aplicado a todo tipo de organizaciones, con total independencia del sector en el que operen o el tamaño que posean y ofrece la guía necesaria para que las mismas puedan implementar una óptima gestión de la seguridad de la información con la que trabajan. 

Además, permite a las mismas obtener el certificado que acredita la correcta gestión de la seguridad de la información de acuerdo a los criterios de la citada norma ISO 27001, siendo un elemento de confianza frente a las partes interesadas.

Cómo funciona la seguridad de la información bajo ISO 27001

Para empezar, debemos entender que ISO 27001 no tiene un carácter exhaustivamente prescriptivo.

La norma ISO 27001 busca la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información que posee una organización, pero ante esto, cabe preguntarse, cómo funciona la seguridad de la información según dicha norma ISO 27001.

Pues bien, en este sentido y para el logro de dicha finalidad, es necesario que previamente se analicen todos los posibles problemas que podrían tener lugar y que podrían afectar a la seguridad de la información, es decir realizar una evaluación de riesgos.

Así, en base a tal evaluación de riesgos, podemos tomar la decisión sobre las acciones que aplicar con el fin de evitar la ocurrencia de los mismos. Esto es los que se conoce como tratamiento de riesgos o mitigación de riesgos.

De esta forma, la base que rige el funcionamiento de la gestión de la seguridad de la información siguiendo los principios de la norma ISO 27001 es la Gestión de Riesgos, a través de la cual se busca identificar potenciales amenazas, para definir los tratamientos posibles que los eviten. Todo ello debe ser realizado de manera sistemática.

#ISO27001: Cómo funciona la #SeguridadInformación
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Pues bien, para lograr esta gestión de la seguridad de la información, es necesario implementar una serie de controles.

Para la aplicación de estos controles, se requiere la definición de políticas, procedimientos así como las herramientas técnicas para su implantación, como pueden ser los equipos y software oportunos.

En muchos de los casos, las organizaciones cuentan ya con tales metodologías, tanto el hardware como el software necesario para la implementación. Sin embargo no le sacan el máximo rendimiento dado que no lo aplican de manera segura.

Por ello, los requisitos recogidos en ISO 27001 dobre la implementación de la gestión de la seguridad de la información en las organizaciones trata sobre las reglas necesarias a definir en las mismas para lograr la prevención de violaciones a la seguridad de la información.

Además, teniendo en cuenta que dicha implementación de la gestión de la seguridad requiere de bastantes políticas, personas, procedimientos, activos y otros recursos, la norma ISO 27001 describe cómo lograr la correcta integración de tales elementos en el Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI).

Como vemos, en la descripción de cómo funciona la seguridad de la información, ISO 27001, no sólo hace referencia a la seguridad informática propiamente dicha, sino que también considera los procesos a gestionar, la gestión de los recursos humanos, la protección jurídica, la protección física y todos aquellos otros elementos que se vinculen con la misma.

Software ISOTools Excellence

Gracias a la plataforma tecnológica ISOTools Excellence la implementación y gestión del Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información bajo el estándar ISO 27001 se ve facilitada, ya que incorpora funcionalidades orientadas a permitir la gestión integrada y automatizada de los procesos, procedimientos, personas e información.

Si quiere ampliar la información, no dude en solicitar que nuestros expertos consultores se ponga en contacto con usted para que le asesoren y resuelvan todas sus dudas sobre cómo el software ISOTools Excellence puede ayudarle a implementar y optimizar su Sistema de Gestión de la Información.

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