Decreto 1072

La norma OHSAS 18001 y el Decreto 1072 de 2015 siguen la metodología de mejora continua establecida por el ciclo PHVA. Durante este artículo queremos que conozca todas similitudes y las diferencias.

El ciclo es un proceso por etapas para alcanzar la mejora continua, se creó por Walter A. Shewhart, que lo publicó en el año 1939. El ciclo PHVA también es conocido como «Ciclo Deming».

En el artículo se estudian todas las definiciones que, el ministerio de empleo, ha utilizado para el ciclo PHVA en el Decreto 1072 de 2015, y en la norma OHSAS 18001.

Es necesario realizar una comparación entre el Decreto 1072 de 2015 y la norma OHSAS 18001 es la metodología. Tanto la norma internacional como la directiva colombiana utilizan los principios de ciclo PHVA, aunque existen diferentes aplicaciones posibles.

Ciclo PHVA en el Decreto 1072 de 2015

El ciclo PHVA se encuentra definido en el artículo 2.2.4.6.2 del Decreto 1072 como:

• Planificar: se tiene que llevar a cabo la mejora de la seguridad y salud en el trabajo, es necesario mejorar lo que se esté haciendo mal y establecer las ideas para solucionar dichos problemas.
• Hacer: implantar las medidas que se deben planificar.
• Verificar: revisar los procedimientos y las acciones implantadas que consigue los resultados deseados.
• Actuar: necesitas las acciones de mejora para conseguir los mayores beneficios de la seguridad y salud de los trabajadores.

Ciclo PHVA en OHSAS 18001

La norma OHSAS 18001 establece el ciclo PHVA como:

• Planificar: establecer todos los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados según la política de seguridad y salud en el trabajo.
• Hacer: implantar los procesos.
• Verificar: realizar el seguimiento y la medición de los procesos según la política de seguridad y salud en el trabajo, los objetivos, las metas y los requisitos legales, además de informar sobre los resultados.
• Actuar: tomar acciones para mejorar de forma continua en el desempeño del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

El ciclo PHVA se define en el numeral 10 del artículo 2.2.4.6.2 del #Decreto1072
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Comparación entre OHSAS 18001 y Decreto 1072 de 2015

Para empezar con la implementación de un Sistema de Gestión, por lo que es necesario los conceptos que sean aplicables. El artículo es necesario mostrar algunas diferencias que son importantes para las organizaciones que se cuentan con la implantación del SGSST en el Decreto 1072 de 2015 y presenta una meta para tener una certificación con OHSAS 18001. A la hora de realizar la comparación se deben revisar las tapas del ciclo PHVA:

Ciclo PHVA: Planificar

La parte de planificar el ciclo PHVA está enfocada en los trabajadores, es una definición que elimina del proceso de planificar a los contratistas, subcontratistas, empleados y cooperadores.

La definición de planificar no es consistente en el campo de aplicación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo según el Decreto 1072 de 2015.

La definición se encuentra asociada a la política de seguridad y salud en el trabajo, es decir, que si la política de la organización cubre a los trabajadores, la planificación cubrirá también a los empleados y contratistas.

La definición de planificación tiende a plantear acciones correctivas, preventivas y de mejora, es decir, que se enfoca en la solución de problemas detectados, en OHSAS 18001 se va un poco más lejos, en la planificación se establecen objetivo y procesos.

Ciclo PHVA: Hacer

Para OHSAS 18001 lo que se implementan son procesos, mientras que para el Decreto 1072 de 2015 se implementan las medidas planificadas.

En la norma OHSAS 18001 se tiene en cuenta que muchas organizaciones gestionan sus operaciones por medio de la aplicación de un sistema de procesos y sus interacciones, que se puede denominar como “enfoque basado en procesos”, promovido por la norma ISO 9001.

Por otro lado, en la definición de hacer del Decreto 1072 de 2015, la ejecución de las medidas planteadas en la etapa anterior, se deja al libre criterio del implementador sin ninguna exigencia de que las acciones a tomar queden incorporadas dentro de los procesos de la organización. Esto puede causar que dicha implementación quede desconectada de la organización y no genere un proceso de cambio efectivo.

Ciclo PHVA: Verificar

En la norma OHSAS 18001 verificar corresponde a medir los resultados, comparar los indicadores con las metas trazadas y determinar si se cumplen o no se cumplen los objetivos que se definieron en la fase de planificar. Es de resaltar que OHSAS 18001 no solo solicita la evaluación de las metas, sino también la comunicación de los resultados a las partes interesadas.

La definición del Decreto 1072 de 2015 es un poco confusa; en primer lugar habla de verificar los procedimientos, y luego habla de conseguir los resultados deseados, cuando en las etapas previas no se habló de metas u objetivos.

Ciclo PHVA: Actuar

Para el Decreto 1072 de 2015, las acciones de mejora nuevamente están relacionadas con los trabajadores, dejando por fuera a contratistas, visitantes y otras personas que tienen relación con la empresa, mientras que en OHSAS 18001 se va más allá, las mejoras deben abarcar todo el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Software para OHSAS 18001

Para que todo este proceso sea más eficaz, las organizaciones proceden a la automatización del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001 mediante herramientas como el Software ISOTools Excellence. Este software da respuesta a cada uno de los requisitos de la norma, dando cumplimiento a la misma.

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Software ISO 9001

Durante este artículo queremos que conozca cómo puede ayudarle el software ISO 9001 ISOTools. Es necesario que conozcan los diferentes problemas que puede suponer contar con un Sistema de Gestión de Calidad gestionado de forma tradicional y las soluciones que puede ofrecer un software ISO 9001.

La norma ISO 9001 es el estándar internacional para Sistema de Gestión de Calidad publicada por ISO. La actualización más reciente de la norma ha sido en 2015, y se la conoce como ISO 9001 2015. Para ser publicada y actualizada, la norma ISO 9001 tuvo que ser aceptada por la mayoría de miembros para que se puediera convertir en un estándar internacionalmente reconocido, lo que significa que es aceptada por la mayoría de los países de todo el mundo.

Podemos poner como ejemplo una empresa, del sector automovilístico, que cuenta con diferentes sedes distribuidas por todo el país. Dicha empresa cuenta con la última tecnología para sus instalaciones, por lo que no podría ser menos en su sistema de gestión. Al ser una empresa de gran tamaño, supongamos, que cuenta con números colaboradores que deben ser controlados.

Además de tener implementada la norma ISO 9001, tiene como plan de futuro la implementación de la norma ISO 14001, OHSAS 18001 y el modelo Balanced Scorecard.

Gracias a ISOTools dicha empresa podrá reducir todos sus documentos obsoletos. Se consigue depurar más de 80 documentos y quedarse con 50 que son los que realmente se estaban utilizando en la gestión.

Los problemas que impulsaron a esta organización a automatizar el Sistema de Gestión de Calidad con el software ISO 9001:

• El crecimiento de la organización se hace relevante al contar un mayor número de colaboradores, por lo que necesitaba realizar un mayor control por parte del departamento de recursos humanos.
• La disponibilidad de indicadores se centralizaba en un solo responsable. Esta persona tardaba más de un mes en poder recolectar toda la información y consolidarla en un Excel, lo que no permite la disposición inmediata de la misma.
• Duplicidad de la gestión de no conformidades debido al extravío de carpetas y archivos.
• No se realiza una documentación de las acciones correctivas y preventivas.
• La comunicación entre las diferentes sedes de la organización era dificultosa, perdiendo información o haciendo que no llegue todo lo que debería llegar.
• Se perdía mucho tiempo en gestionar una gran cantidad de documentos obsoletos.
• Era necesario invertir mucho tiempo en la realización de las encuestas y en la gestión de la información obtenida en dichas encuestas.

El crecimiento de la organización se hace relevante al contar un software de gestión #ISO
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El software ISO 9001 ha podido ayudar a la organización de la siguiente manera:

• Es una herramienta de gestión de recursos humanos que ofrece una respuesta rápida a las necesidades del responsable de calidad como generar hojas de vida, asociar cargos, definir perfiles y registrar documentos de cada persona, lo que le permite la organización por departamentos.
• El software ISO 9001 ofrece una solución centralizada que hace posible que entre la junta directiva de la organización y las diferentes sedes exista una buena comunicación, facilitando la toma de decisiones.
• La gestión de los proveedores se realiza una forma mucho más sencilla y rápida. El Software ISO 9001 permite realizar la evaluación y el seguimiento de los proveedores.
• Gestionar los indicadores es fácil de utilizar, ya que se corresponde con la necesidad de centralizar y preparar de forma automática los reportes, informes y cuadros de mando por medio de gráficos y alertas semafóricas optimizando la visualización.
• La gestión de los documentos, elaboración y aprobación, se encuentra organizado mediante un circuito al que sólo los empleados autorizados tienen acceso. Los demás usuarios pueden configurarse para que puedan leerlos o descargarlos. De esta forma se unifica y consolida la información en un solo lugar y hace mucho más fácil la localización y el control de documentos vigentes y obsoletos.
• El software ISO 9001 gestiona y tabula de forma automática las encuestas realizadas a los clientes internos y externos, optimizando los tiempos destinados a dicha actividad.

 ¿Cuáles son las mejoras que puede obtener en un Sistema Integrado de Gestión con el software?

• Registro y control de los recursos humanos a la hora de asignar responsable de seguimiento, tareas y ejecución de acciones.
• Seguimiento inmediato de las encuestas, ya que se generan de forma automática las estadísticas y los informes facilitando la toma de decisiones.
• Es posible unificar, ubicar y controlar los indicadores, documentos y planes de mejora para que los responsables puedan vincularlas de forma fácil a las estrategias y a un seguimiento específico.
• Se permite el acceso a la información desde cualquier lugar a tiempo real, se facilita la toma de decisiones por parte de la alta gerencia.
• Se mejora la gestión de los proveedores, ya que es necesario evaluar y hacer seguimientos periódicos.
• La gestión de no conformidades y acciones correctivas hacen que se evite la duplicidad de documentos.

Software ISO 9001

Con el objetivo de controlar de una manera fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001, las organizaciones hacen uso, entre otras herramientas, del Software ISOTools Excellence, que permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios.

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SGSST

En Colombia, por cada 100 empleados siete sufren un accidente laboral, por este motivo es importante implementar el SGSST. Los peores sectores en este sentido son los de la agricultura, la minería y la construcción. Según el Ministerio de Trabajo, los sectores que ocupan niveles mayores de siniestralidad son:

• Agricultura: con 16,6 accidentes por cada 100 empleados
• Explotación de minas y canteras: con 12,57 accidentes por cada 100 trabajadores
• Construcción: con 10,23 accidentes por cada 100 empleados
• Industria manufacturera: con 10,09 accidentes por cada 100 empleados

Aunque ha existido una disminución de 20.900 accidentes de trabajo en comparación con otros años, es necesario que se junten todos los esfuerzos para seguir disminuyendo esta tasa con el fin de salvaguardar la calidad de vida de los empleados.

En la población afiliada al Sistema General de Riesgos Laborales, que son más de 10 millones de empleados, ocurrieron casi 700 mil accidentes de trabajo.

Menos accidentes

Para disminuir las cifras de accidentalidad laboral, el Ministerio de Trabajo apoyo la creación de una Guía Técnica para implementar el SGSST en el sector minero.

El director de Riesgos Laborales del Ministerio de Trabajo, dijo que el objetivo es identificar los peligros, evaluarlos y valorar estos riesgos para establecer los controles, mediante la mejora continua del sistema, lo que permite vigilar todas las contingencias que puedan afectar a la seguridad y la salud en el trabajo.

La mayor presencia de eventos laborales ocurre en el sector de la manufactura y la agricultura, además de que se incrementa la frecuencia de los accidentes de trabajo mortales dentro del sector de la minería y la manufactura. De igual forma la actividad inmobiliaria reporta la mayor periodicidad de accidentes de trabajo, con un 23%.

La entidad recomienda desarrollar mecanismos para promover la formalización de los empleados e informales de la  estrategia para ayudar a la reducción de los accidentes y definir cómo implementar el SGSST para las actividad de promoción de la seguridad y salud, además de la prevención de riesgos laborales en poblaciones laborales formales, informales e independientes.

La Seguridad y Salud en el Trabajo

Para conmemorar el Día Nacional de la salud en el Mundo del Trabajo, se han realizado diferentes eventos. Durante la realización de dichos eventos se presentaron las cifras de accidentabilidad laboral nacional.

La prevención de riesgos conlleva un compromiso que se propicia desde la dirección de las empresas, desde sus accionistas y gerencias encargadas, quienes determinan con sus decisiones las condiciones para que se desenvuelva su ambiente laboral. Es por esto, que su compromiso y control, es fundamental en la disminución del número de accidentes de trabajo y enfermedades laborales.

Es necesaria la creación de una Guía Técnica para implementar el #SGSST
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Unas 310 millones de personas son víctimas de accidentes de trabajo y más de 2,3 millones de personas mueren anualmente por accidentes o enfermedades laborales según las cifras de la Organización Internacional del Trabajo. El costo de esta adversidad es muy grande y se calcula con la carga económica que asumen los países en el mundo según la causa de la accidentalidad laboral que puede estar alrededor del 4% del PIB de cada año.

Con la creación del sistema general de riesgos laborales se ha aumentado la cobertura de la población trabajadora, se entiende la limitación inicial en el diseño del sistema en el que se encuentra orientado de forma exclusiva al sector formal de la economía, es decir, el trabajador que estuviera vinculado a una organización con un contrato de trabajo, dejando por fuera la enorme mayoría de los trabajadores que se encuentran en el sector informal. Se calcula que en Colombia más de 20 millones de personas forman la población activa, económicamente hablando.  Sólo 9 millones se encuentran cubiertos por la seguridad laboral y social, los otros 11 millones permanecen al sector informal, trabajadores expuestos, sin ningún tipo de control, sin ninguna capacitación, si ningún tipo de educación.

Las estadísticas de crecimiento del Sistema de Riesgos Laborales en Colombia muestran que se ha pasado de tener aproximadamente 3,5 millones de trabajadores afiliados en el año 1994 a tener hoy en día cerca de 9 millones.

Norma ISO 45001

La revisión de la norma ISO 45001 para implementar un SGSST, se encuentra en su recta final: se espera que a finales de noviembre se realice la votación del FDIS, y si la votación es favorable, la norma se puede publicar en marzo de 2018.

La norma ISO 45001 establece todos los requisitos para implementar un SGSTT, apostando por la mejora continua. La norma ISO 45001 se basa en la norma OHSAS 18001.

En los primeros avances, se refuerza el papel de la alta dirección en el liderazgo del SGSST como parte relevante de la estrategia de negocio. Además, pone mucho más énfasis en el contexto de la empresa y en la gestión del riesgo, limitando el efecto negativo que tiene la incertidumbre, y aprovechando el conjunto de circunstancias que puede mejorar el desempeño.

Se presenta la estructura del alto nivel común con los documentos de gestión más utilizados en el mundo, como puede ser la norma ISO 9001 e ISO 14001.

Software ISO 45001

La Plataforma Tecnológica ISOTools está totalmente preparada para los requisitos que están previstos en la futura ISO 45001, de este modo podemos ofrecer una herramienta ajustada a sus necesidades y que automatiza, implementa y mantiene el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que aportará este estándar.

Además, en aquellas organizaciones que ya cuenten con OHSAS 18001, ISOTools facilitará el período de transición entre una norma y otra para no perder la eficacia y eficiencia del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud Laboral.

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Procesos

La documentación de procesos es muy importante para cualquier empresa. Durante este artículo queremos que aprendas lo qué es, y por qué es necesaria, además de cómo llevarla a cabo.

¿Qué es la documentación de procesos?

La documentación de procesos resume todos los pasos necesarios para completar una tarea o proceso. Es una documentación interna y continua del proceso mientras se lleva a cabo, en la documentación es mucho más importante el cómo de la implementación que el cuánto del impacto del proceso.

Un negocio es un grupo de procesos que se encuentra relacionados entre sí, y si estos procesos no se encuentran documentados por escrito, puede que existan diferentes inconvenientes.

Las organizaciones tienen procesos repetibles que son la clave para que sus operaciones sean exitosas, por lo que la documentación de procesos sirve para realizar una guía fundamental de referencia para los trabajadores y directores.

Por qué se necesita la documentación de procesos

La documentación de procesos es un mapa de ruta para la empresa. Te facilita la identificación del estado actual de un proceso con el fin de saber cómo mejorarlo. Cualquier tarea que se lleve a cabo más de una vez o que la realicen de forma numerosa las personas, tiene que ser documentada. Esto ofrece una oportunidad de uniformidad de la organización y facilita la monitorización y la supervisión de todos los procesos sobre la marcha.

La documentación de procesos permite saber que están haciendo las personas y conseguir información valiosa sobre los trabajos internos de la organización. Si no se documentan los procesos, alguien más lo va a rediseñar cada vez que se repita. Cuando un trabajador se retira de la oficina, todo el conocimiento del proceso se va con él, a menos que haya quedado registrado de forma adecuada.

Cuando se contratan empleados nuevos, es necesario contar con procesos documentados para ayudarlos a entender su rol y cómo se adecua dentro de la organización. Todos los procesos documentados facilitan la capacitación formal que permite una empresa sin problemas.

La documentación de procesos se vuelve fundamental, en especial, cuando se trata de proyectos que apuntan sobre un cambio social, ya que se centra en el registro de las percepciones y los cambios en las percepciones de los interesados que se encuentran involucrados.

Los usuarios solo quieren que las cosas se hagan. Existen muchas cosas que compiten por su atención, estos exigen información intuitiva y que se encuentra basada en tareas, y es allí donde la documentación de procesos se convierte en algo fundamental.

La #documentación de procesos permite saber que están haciendo las personas
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¿Cuál es el objetivo?

Los documentos de procesos consisten en realizar un registro de los procesos durante la ejecución del proyecto. El objetivo es aprender a implementar la adaptación de la estrategia y mejorar el procedimiento.

La gestión de los procesos de forma proactiva puede:

• Eliminar los errores
• Reducir el tiempo utilizado en tareas
• Disminuir los costos
• Reducir los recursos asociados a las tareas
• Mejorar la eficacia
• Mejorar la calidad general
• Aumentar la satisfacción del cliente y del empleado

La documentación de procesos ayuda a que otros noten los cambios en el comportamiento y las actitudes necesarias para producir los resultados deseados. Es necesario que se brinde un contexto de los procesos, así como otros pueden ver como el proyecto encaja en el panorama general y cuál es su impacto general.

Quiénes participan

Equipo del proyecto

El equipo del proyecto es el responsable de la documentación de procesos. Debe convertirse en una parte de la actividad del equipo para que el aprendizaje sea integral. Sin embargo, puede ser útil para que alguien que no se encuentre involucrado en el trabajo diario del proyecto tenga posesión de la documentación para que pueda enfocarse en registrar los procesos, organizar la información, fomentar la reflexión y distribuir la información. La persona tiene que estar informada sobre los objetivos del proyecto con el fin de permitir el aprendizaje y la adaptación a medida de que el proyecto avanza.

Interesados

Todos los interesados involucrados en un proyecto específico tienen que participar en la documentación de procesos para poder conocer las perspectivas y las opiniones de otros con el fin de ayudarlos a aprender y reflexionar.

Personas ajenas al proyecto

Las personas que no participan en el proyecto ofrecen una nueva perspectiva imparcial que ayuda a mejorar los procesos.

Plataforma ISOTools Excellence

ISOTools Excellence ayuda a que las organizaciones vean mejorada de manera continua, su gestión a través de los indicadores. Se pretende automatizar los indicadores, así como realizar el seguimiento y medición, con el fin de proporcionar una información precisa para la toma de decisiones, logrando optimizar los procesos de forma continua.

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Check list

Para conseguir la eficacia de las inspecciones en terreno y con el objetivo de detectar inconformidades y controlar todas las condiciones inseguras que se producen en una empresa, es necesario generar una estrategia de seguridad a la que nos referimos como inspección en terreno o inspección de la seguridad.

Esto nos facilita la identificación de los riesgos en los comportamientos de los miembros de la empresa, existen diferentes tipos de inspecciones en terreno y junto con la tecnología actual podemos conseguir una buena eficiencia de las inspecciones en terreno.

Muchas organizaciones han optado recientemente por realizar un cambio en la tecnología de la auditoría para las inspecciones en terreno. Los métodos actuales pueden estar funcionando de forma correcta, o puede que las empresas se encuentren preocupadas por invertir tiempo y dinero en integrar una solución mucho más tecnológica.

Algunas empresas se conforman con soluciones menos tecnológicas y a su vez mucho menos efectivas, alegando que las hojas de cálculo realizan un trabajo correcto, aunque no todo lo eficaz que pueda ser, y además pierde los beneficios que aportan las auditorías digitalizadas.

5 motivos por los que las Check list incrementa la eficacia de las inspecciones en terreno

Genera sobrecarga administrativa

Las auditorías respetan las normas de calidad y seguridad de una empresa, pero muchos trabajadores ven las nuevas tecnologías de auditoría como una carga, esto puede ser porque son algo nuevo y diferente. El resultado de la tecnología de auditoría es una realidad una disminución significativa en esas tareas que consumen mucho tiempo.

Las tradicionales auditorías en papel requieren de personal que se encargue de su digitalización para que después puedan ser enviadas,  por lo que es necesario que alguien más pueda introducir de forma manual los resultados de la auditoría en una hoja de cálculo de Excel. Esto supone un doble proceso de trabajo aumentando la carga de forma innecesaria.

Si se cuenta con un sistema de auditoría digitalizado, se ahorra en espacio y tiempo el proceso digital, además se lleva a cabo de forma automática.

Análisis no integrados en el sistema de auditoría

Si una empresa continúa exportando información a las hojas de Excel o, lo que es peor, introduce de forma manual los datos, debe llevar a cabo las actualizaciones de forma constante, ya que cada documento por sí mismo comunica información básica como cumplimiento e incumplimiento de los procesos.

Es necesario aprovechar el conocimiento colectivo de su empresa y para ello hay que buscar las tendencias mediante muchas auditorías, es un avance digital que permite a las empresas identificar los problemas de proceso, descubriendo las áreas donde el personal necesita mucho más apoyo o información.

Conoce las ventajas que ofrece trabajar con #checklist
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Se pierde demasiado tiempo rastreando archivos antiguos

Es necesario almacenar las auditorías digitales en una ubicación centralizada donde una empresa puede encontrar fácilmente lo que se encuentra buscando con una búsqueda rápida basada en fecha o basada en plantillas, para poder hacer Check list para OHSAS 18001, para hacer referencia a un problema pendiente o simplemente para no perder tiempo en buscar archivos digitales o físicos.

Para lograr mayor eficiencia de las inspecciones en terreno, las empresas tienen que segmentar las auditorías por ubicación, área o auditor, así conseguimos ver todos los registros de seguridad mucho más fácilmente sin tener que buscar mediante un archivo antiguo.

Las organizaciones deben estar preparadas para un crecimiento rápido

Si una empresa se somete a cambios de ampliación de personal, proyectos, etc. es el mejor momento para implantar una nueva solución tecnológica de auditorías.

El hecho de llevar a cabo las auditorías en un dispositivo móvil, hace que todo el proceso sea mucho más sencillo, por ejemplo permite al personal de una empresa emplear fotos o notas, para enseñar qué es lo que está sucediendo de forma exacta en un momento dado. Es necesario enviar automáticamente los informes del campo a los principales interesados.

Procesos que implican pérdida de tiempo

Uno de los grandes beneficios para la eficacia de las inspecciones en terreno con las auditorías digitales se consigue cuando la comunicación se convierte en instantánea.

Si estas inspecciones en terreno se realizan sobre plantillas de Excel y se envían por correo electrónico, pueden llevarle a las empresas horas o días para volver a las partes pertinentes. Todos los auditores en campo, tienen que volver a sus oficinas para adjuntar fotos o agregar información adicional. Con una solución de auditoría digital, esto incluye toda la información sobre el informe, las empresas obtienen un gran beneficio al utilizarlas.

App Check List Mobile

La App Check List Mobile presenta funcionalidades, como listas de verificación, recopilación de datos en terreno o envío de cuestionarios. Esta app de ISOTools Excellence se encuentra disponible para Android e iOS y está pensada para aumentar la productividad mediante el empleo de dispositivos móviles.

Si usted tiene alguna pregunta, le animamos a que se ponga en contacto con nuestro equipo de expertos para poder asesorarle.

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Decreto 1072

Durante la fase del plan de mejoramiento conforme a la evaluación inicial del Decreto 1072 de 2015 se establece un conjunto de elementos de control que consolida las acciones de mejora necesarias para corregir las debilidades encontradas en la autoevaluación.

Durante este período las empresas o entidades deben hacer lo siguiente:

• Primero: Realizar la autoevaluación conforme a los Estándares Mínimos.
• Segundo: Establecer el plan de mejora conforme a la evaluación inicial.
• Tercero:Diseñar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, y formular el plan anual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo año 2018.

Las organizaciones, personas o entidades encargadas de implantar y ejecutar los Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, deberán hacerlo con la asesoría de las administradoras de riesgos laborales y según los estándares mínimos.

Esta fase de la resolución 1111 de 2017 ha comenzado el 1 de septiembre y se encontrará vigente hasta el 31 de diciembre de 2017.

El ministerio de trabajo expidió la resolución 1111 de 2017, en la cual se establecen todos los estándares mínimos para implantar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para gerentes y contratantes. Los estándares son de obligatorio cumplimiento para cualquier organización, sin importar el tamaño o tipo de riesgo.

Según la resolución 1111 de 2017 de ministerio de trabajo, los estándares mínimos son el conjunto de normas, requisitos y procedimientos de obligatorio cumplimiento, mediante los cuales se establece, registra, verifica y controla el cumplimiento de las condiciones básicas de capacidad tecnológica y científica, de capacidad técnico administrativa, indispensables para el funcionamiento, ejercicio y desarrollo de actividades de los gerentes o contratantes del Sistema General de Riesgos Laborales.

El Consejo Colombiano de Seguridad quiere aclarar las principales dudas que tienen los gerentes. Las siguientes declaraciones se encuentran basadas en la charla virtual que presentó en el Consejo Colombiano de Seguridad.

Esta fase de la resolución 1111 de 2017 ha comenzado el 1 de septiembre #Decreto1072
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La resolución se aplica a todos los que tienen la obligación de implantar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, es decir, todos los que tengan empleados y manejen una relación civil, administrativa y comercial. Estos son:

• Empleados públicos y privados.
• Trabajadores dependientes e independientes.
• Contratantes.
• Organizaciones de economía solidaria.
• Sector cooperativa.
• Asociaciones que afilian trabajadores a ARL.
• Organizaciones de servicios temporales.

La razón de realizar la expedición de los estándares mínimos es la necesidad de tener unos criterios de evaluación para todos los participantes del Sistema General de Riesgos Laborales en el marco del Sistema de Garantía Calidad de Riesgos Laborales que con los estándares mínimos se está volviendo una realidad. Este punto es muy importante en lo que tienen que ver con los trabajadores. Se requiere que el Ministerio trabaje con los requisitos de los estándares mínimos de calidad de otros actores del sistema como las juntas de calificación de invalidez, los prestadores de servicio de seguridad y salud en el trabajo, además de las ARL.

Es muy importante destacar que las organizaciones deben cumplir con los estándares mínimos que establece la resolución 1111 de 2017, y el cumplimiento de estos le da derecho a la organización a recibir un reconocimiento oficial por parte del ministerio de trabajo en el que se certifique que se encuentra cumpliendo con estos estándares mínimos. Para conseguirlo se debe cumplir con los numerales que están en el artículo séptimo de la misma resolución.

El Decreto 1072 se prevé que los actores del sistema puedan estar acreditados de dos formas:

• De carácter obligatorio y oficial a cargo del ministerio de trabajo en asociación con la ARL, incluso con alguna financiación del Fondo de Riesgos Laborales, con la finalidad de certificar que un sistema cumple con los determinados estándares mínimos de carácter obligatorio. La Resolución 1111 es una herramienta que tiene el Ministerio de Trabajo para visitar a la compañía y hacer lo que no puede hacer hoy: es un reconocimiento oficial a la organización mediante un profesional competente y que esa persona declare que la compañía cumple con un Sistema de Gestión. Es necesario aclarar que las organizaciones que cuenten con dos o más planes de trabajo anual con cumplimiento del 100% en los estándares mínimos, el Ministerio de Trabajo pide que la organización tenga bajos o escasos indicadores de frecuencia de mortalidad o accidentalidad.
• La segunda manera es mediante el programa de auditoría para la mejora de la calidad, el cual viene alineado con la implantación del Sistema de Gestión, por lo que se espera que una organización que tenga en ejecución del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo durante dos años y cumpla al 100%, debe tener un programa de verificación o de auditorías con más de dos años de funcionamiento.

El Ministerio evaluará todos los proyectos, los planes y los resultados, que sean de valor agregado al cumplimiento de la ley, es decir, que el ministerio espera que los gerentes cumplan con la ley y que sean capaces de demostrar que se encuentra trabajando por ir más allá del mínimo establecido. Este punto es muy importante, ya que se encuentra muy acorde con la posición de asignación de responsabilidad civil en casos de accidente de trabajo y enfermedad laboral.

Gestión para un plan de Riesgos Laborales

ISOTools Excellence presenta diferentes funcionalidades especificas que facilitan la gestión de la seguridad y salud en el trabajo, además del cumplimiento del Decreto 1072. Favorece la centralización de toda la información del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en un único lugar. Mejora el análisis de los resultados obtenidos a la hora de tomar decisiones. Facilita el seguimiento y reporte de los accidentes o enfermedades laborales.

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Transición ISO 9001

Las empresas que cuentan con un Sistema de Gestión de Calidad que se encuentra basado en la norma ISO 9001 2015 obtienen beneficios externos, una mayor demanda de clientes, una mejor diferenciación en el mercado, una mejor conciencia de los trabajadores, incremento de la eficiencia operativa y una reducción de gastos. Es importante conocer la diferencia entre la norma ISO 9001 2008 e ISO 9001 2015. Para las organizaciones que realizan la transición ISO 9001 se pueden obtener los siguientes resultados:

• Reducir las reclamaciones de los clientes
• Mejorar el tiempo de entrega
• Reducir los defectos
• Reducir el tiempo del ciclo del producto

Para todas las empresas que están pensando en implantar la norma ISO 9001 2015, o para los que están en el proceso de transición tenemos que ofrecer nuestros cinco mejores consejos para que sea mucho más sencillo:

Realizar un análisis de auditoría GAP

Es muy importante tener en cuenta todo lo que se puede implementar de forma rápida, sin que exista la necesidad de utilizar muchos recursos. El objetivo es obtener la certificación exitosa en ISO 9001 2015 dentro del tiempo estimado y bajo un coste razonable.

El mejor consejo que podemos ofrecer es planificar el proyecto de implementación o transición desde el principio. Esto supone que el proyecto sea eficiente y eficaz a la hora de cumplir con todas las cláusulas de la norma ISO 9001.

No importa si tu organización se encuentra certificada bajo la norma ISO 9001 2008, ya que el enfoque siempre proporcionará todos los requisitos necesarios para planificar la transición. La estructura de ejecución está basada en la forma de cerrar los problemas que existan en el Sistema de Gestión de Calidad. Las responsabilidades deben estar claras y las fechas de vencimiento deben disminuir la distancia y la disposición del certificado.

En cuanto a los hallazgos, ofrecen la oportunidad de disminuir los costos y mejorar la rentabilidad.

Las organizaciones que tienen implantada la #ISO9001 2015 obtienen muchos beneficios
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Generar un proceso de cumplimiento

Todos los documentos de procesos centrales son la forma en la que se debe describir el estado actual y anticiparse a la norma ISO 9001 2015. En el futuro se establecerán los requisitos necesarios para cumplir con el Sistema de Gestión de Calidad. Se puede generar una serie de documentos que se revisan durante la auditoría de certificación. Se requiere que los auditores de las empresas comprueben toda la documentación de manera detallada para poder otorgar la conformidad de la organización con la norma ISO 9001 2015.

Realizar los documentos y definir todos los objetivos

Es necesario que se establezcan todos los objetivos que la empresa quiere conseguir a la hora de implementar la norma ISO 9001 2015, con el que se establece la estructura del manual de calidad que se verá reflejado en la política de calidad. El listado de los procedimientos operativos se ejecuta en el Sistema de Gestión de Calidad.

Se debe establecer de manera cuantitativa todas las metas y los objetivos del Sistema de Gestión de Calidad.

Formación

El error que cometen las empresas es ofrecer formación y presentar informes de proceso sólo a los trabajadores. No basta solo con la aceptación de la parte superior de la empresa, los empleados deben comprender y participar de forma activa para que el Sistema de Gestión de Calidad funcione en su empresa.

Es necesario educar a todo el personal con el programa de ISO, para saber cómo afecta a sus funciones de trabajo en el Sistema de Gestión de Calidad. Definir todos los objetivos y las metas por parte de los jefes de departamento para implementar los proyectos y las acciones con los que se deben realizar las mejoras y las acciones correctivas siendo una buena cosa a tener en cuenta.

Si usted ha trabajado duro y ha obtenido el certificado en ISO 9001 2015 deberá completar una ronda completa de auditoría internas en su Sistema de Gestión de Calidad y asignar las acciones correctivas documentadas de los hallazgos que han sido localizados.

Es necesario realizar una guía para sus métricas medibles que se encuentran definidas por el Sistema de Gestión de Calidad. Cualquier cosa que se encuentre de forma interna es una ventaja para la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad.

Cuando se completa el ciclo será el momento de realizar un examen al Sistema de Gestión de Calidad. En este momento la alta dirección debe revisar el progreso, las metas, los objetivos y la métrica que establece la empresa.

Los preparativos finales

Se tiene que demostrar lo que ha llevado a cabo el equipo y cómo conseguir la recomendación para obtener el certificado en ISO 9001 2015 por parte del auditor. Es necesario estar pendiente de las quejas de los clientes.

Software ISO 9001

Si le parece complicado llevar el control de un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 y dar comienzo a la transición a la última versión de la norma, puede recurrir a herramientas como el Software ISOTools Excellence. Este software permite la automatización de todo el sistema, ahorrando tiempo y costes en su gestión.

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Aunque las organizaciones disponen de normativas como OHSAS 18001, destinadas a preservar la salud y la seguridad en el lugar de trabajo, no siempre es posible eliminar totalmente la probabilidad de ocurrencia de un accidente, por ello, es necesario probar el plan de respuesta a emergencias.

OHSAS 18001 cuenta con un plan B, para esta contingencia. Se trata de un apartado que establece un procedimiento de respuesta ante situaciones de emergencia. Probar el plan de respuesta a emergencias, se convierte entonces más que en una prioridad, en una obligación.

¿Cómo probar el plan de respuesta a emergencias en la organización?

El plan de respuesta a emergencias debe probarse periódicamente. La periodicidad dependerá del número de personas afectadas, las condiciones geográficas del lugar de trabajo, y las amenazas potenciales a la salud y la seguridad de los ocupantes del lugar de trabajo.

El plan de respuesta a emergencia en la organización debe tener en cuenta aspectos básicos para garantizar su funcionamiento, incluyendo:

• Tener una idea clara de las amenazas potenciales, así como la vulnerabilidad de los empleados de la organización, los riesgos naturales, riesgos potenciales de accidentes industriales, amenazas tecnológicas e incluso el potencial de emergencias epidemiológicas.
• El reconocimiento del ciclo de gestión de emergencias, en las etapas anteriores y posteriores a la ocurrencia del incidente.
• Las posibilidades de minimizar los riesgos y la preparación de los cuerpos de socorro, rehabilitación y restablecimiento de las condiciones seguras de operación después del accidente.
• Contar con una estructura de atención en salud inmediata en el contexto del plan de respuesta.

Evaluación y puesta a prueba del plan de respuesta

El plan de respuesta a emergencias en la organización, aunque se prepara teniendo en cuenta todos los riesgos, no es operativo hasta que no ha sido sometido a una prueba. No es necesario esperar a que ocurra un siniestro para obtener una prueba confiable. Antes de ese momento, la organización debe evaluar y actualizar el plan mediante la puesta en práctica de simulacros.

Estos ejercicios de simulación, son herramientas útiles para familiarizar al personal con el contenido del plan, las normas del sistema de seguridad y las responsabilidades de equipos específicos como el de salud, dentro de un escenario ficticio, pero aproximado a la realidad.  El ejercicio permitirá observar el desempeño en las funciones asignadas e identificar vacíos en el plan de respuesta.

Beneficios de probar el plan de respuesta a emergencias en la organización

OHSAS 18001 será la primera beneficiada. Los resultados de las evaluaciones periódicas del plan contribuirán en forma definitiva al perfeccionamiento de la norma. Pero son otros los beneficios que podemos obtener de estas pruebas:

• Minimizar los riesgos futuros

Las pruebas periódicas del plan, permitirán a los empleados desarrollar habilidades que les permitan, en el ejercicio de sus labores diarias, identificar y encender la alarma acerca de un peligro inminente. Se trata de un cambio en la cultura del empleado que fomenta la conciencia sobre la identificación de los riesgos.

• Da valor a la participación de los empleados

Sin duda, los empleados son protagonistas en las etapas anteriores a la prueba, pero también durante y después de ella. Después de todo, es gracias a sus experiencias cotidianas que es posible construir pruebas confiables y de gran valor para el éxito del plan de respuesta a emergencias.

• Reducción de la prima de seguro

Es una prestación económica colateral que se deriva de la practica rutinaria de pruebas al plan de respuesta. Por supuesto, las compañías de seguros valoran altamente todos los esfuerzos que hagan las organizaciones por tratar de identificar y prevenir riesgos.

• Mejora de los procesos

Las pruebas del plan de respuesta, son una oportunidad para corregir errores en procesos de planificación, y en procedimientos de atención de emergencias.

Probar el plan de respuesta a emergencias en la organización, garantiza que el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo funcione y mejore continuamente. Por ello, la organización y la alta dirección deben preocuparse de la planificación, el detalle y la correcta evaluación de esta actividad, que, sin duda, se traduce en un beneficio para todos.

Software ISOTools Excellence

La herramienta software ISOTools Excellence ayuda a las organizaciones a automatizar e implementar de forma eficiente su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo incorporando funcionalidades especialmente diseñadas para un mejor control de los procesos y de la administración de riesgos en una única plataforma.

Si tiene alguna duda sobre ómoel software ISOTools Excellence puede ayudarle a optimizar su SG-SST no dude en solicitar que uno de nuestros consultores expertos le contacte.

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Decreto 1072: 20 preguntas para hacer una evaluación inicial del SG-SST

El decreto 1072 define los parámetros, que son de obligatorio cumplimiento para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo. Dentro de las obligaciones dispuestas por el decreto, está hacer una evaluación inicial del SG-SST.

En tal virtud, la obligación recae sobre todos los empleadores, sean estos públicos o privados, así como aquellos que contraten personal para el desarrollo de obras civiles, comerciales o administrativas, Cooperativas y Empleadores Temporales.

Aspectos a tener en cuenta en la Evaluación inicial del SG-SST

La evaluación inicial del SG-SST, que es el tema que hoy nos ocupa, debe realizarse una sola vez. El objetivo es establecer prioridades del sistema, para, de esta forma, establecer un plan de trabajo anual.  En algunas ocasiones, sirve para actualizar una evaluación ya existente.

Diseñar un formato para llevar a cabo la evaluación, parece ser el camino que debe seguir la organización para cumplir con la norma dispuesta por el decreto 1072. Sin embargo, definir las preguntas que formaran parte de la evaluación, no será para nada fácil, si antes no delimitamos los aspectos a evaluar.

• La normativa vigente

Tener claros los requerimientos de la normativa vigente en materia de Riesgos Laborales, especificando los estándares que exige el Sistema de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales que resulten aplicables y estén reglamentados.

• Identificar y valorar los riesgos

Evaluar los riesgos, implica analiza los cambios en los procesos y las fuentes de tales riesgos: Maquinaria, equipos, infraestructura.

• Evaluar vulnerabilidad

Identificar amenazas y hacer una evaluación de la vulnerabilidad de la organización.

• La efectividad

Las medidas implementadas deben ser calificadas de acuerdo con la efectividad que hayan demostrado durante el periodo evaluado. Los reportes de los empleados resultan esenciales en este aspecto.

• Cumplimiento del programa de capacitación

Incluye inducción y reinducción anual de los colaboradores de la organización.

• Evaluación de los puestos de trabajo

Tiene especial importancia, cuando se trata, de la vigilancia de epidemiología de los colaboradores.

• Descripción sociodemográfica

Análisis, evaluación y estadísticas acerca de las enfermedades y la accidentabilidad en un periodo determinado de tiempo.

Una vez tenemos claros los aspectos a evaluar, podemos elaborar el formato de preguntas. Veamos:

20 preguntas para hacer una evaluación inicial del SG-SST

• ¿Es clara la reglamentación que rige sobre riesgos laborales?
• ¿Los responsables del sistema, conocen la normativa vigente sobre RL?
• ¿Los riesgos potenciales han sido identificados, evaluados y valorados?
• ¿Los instrumentos de control, han sido jerarquizados y definidos?
• ¿Son efectivos los controles?
• ¿Las amenazas y los puntos vulnerables, han sido plenamente     identificados?
• ¿El plan anual de capacitación, está surtiendo efecto?
• ¿El plan anual de capacitación ha sido evaluado y valorado?
• ¿Los puestos de trabajo, han sido evaluados de acuerdo con los PVE?
• ¿Se cuenta con la descripción socio demográfica?
• ¿Tenemos la evaluación de las condiciones de salud de los empleados?
• ¿Existen estadísticas sobre accidentalidad y enfermedades, evaluadas y analizadas?
• ¿Existe el seguimiento y registro de los indicadores del SG-SST?
• ¿La organización, cuenta con formatos apropiados para el reporte de las condiciones de salud o de trabajo?
• ¿Existe el plan anual de trabajo?
• ¿La organización cuenta con objetivos y política, con respecto al SG-SST?
• ¿La alta dirección de la organización, participa en la definición de la política y los objetivos con respecto al SG-SST?
• ¿El SG-SST ha sido objeto de auditoria interna?
• ¿La alta dirección de la organización, ha realizado revisiones del sistema?
• ¿Los responsables del sistema o la alta dirección de la organización han emprendido acciones preventivas o correctivas?

Por supuesto, estas preguntas son solo una guía. Cada organización, en su momento, definirá las preguntas necesarias para hacer una evaluación inicial del SG-SST.

Gestión para un plan de Riesgos Laborales

Así bien, con la Plataforma ISOTools, se pueden hacer gestiones y evaluaciones de los riesgos, proporcionando herramientas necesarias para que el plan de una organización tenga una buena efectividad.

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Implementar ISO 9001:2015 puede impulsar las ventas

Uno de los objetivos de implementar ISO 9001:2015 es poner en práctica una metodología para comprender las necesidades y expectativas de los clientes, con el fin de impulsar el desarrollo de la organización en el mercado.  Así las cosas, implementar ISO 9001:2015 puede impulsar las ventas, convirtiéndose en una herramienta esencial para el departamento de marketing.

¿Cómo implementar ISO 9001:2015 puede impulsar las ventas?

Si bien ISO 9001 es una norma de Gestión de Calidad, en un sentido muy amplio, mejorar los estándares de calidad, centrándose en la satisfacción del cliente, tendrá que traducirse en un incremento de ventas y un mejor posicionamiento de la marca.

Destacamos en este informe, cuatro puntos de la norma ISO 9001 que pueden ayudar a mejorar el rendimiento de su equipo de ventas:

• Sistematización y seguimiento del proceso de ventas

ISO 9001 ayuda a las organizaciones a sistematizar sus procesos y la metodología de sus negocios. Es así como, los Departamentos de Ventas o de Marketing, desarrollarán herramientas para sistematizar y mejorar la calidad de sus procesos, aumentando la tasa de conversión de sus clientes potenciales en clientes efectivos.

Más que eso, los vendedores mejorarán su forma de trabajar, al dirigir su atención al cliente y sus necesidades, planificar sus actividades, organizar su trabajo y aumentar así su eficiencia. El resultado final será, contacto personal con más clientes, igual a más ventas.

• Menos errores y menos trabajo

Las metodologías a las que hicimos referencia en la sección anterior, cambiarán la forma en que su Departamento de Ventas trabaja. En la práctica, esto significa que sus vendedores tendrán menos trabajo para preparar sus propuestas, ya que actuarán de forma selectiva y con mayor calidad. Por lo tanto, se cometerán menos errores ya que existirán presupuestos y características de los productos o servicios que se proporcionan definidos para cada cliente.

Alguien puede pensar que ello va en detrimento de la creatividad de los vendedores. De hecho, la realidad es diferente. Cuando un equipo de ventas aborda a un cliente, con una lista de temas, por lo general los vendedores encuentran mayor espacio para improvisar.

Por otra parte, no está prohibido cuestionar la norma establecida, siempre que sea para mejorarla. Si el vendedor encuentra una nueva forma de vender, esta debe tener una discusión con los administradores de la organización, quienes deben ayudar a desarrollarla al interior del Departamento de Ventas. Este es uno de los principios que impulsan ISO 9001. Mejorar los procesos en forma continua, debe ser un clico aplicado constantemente en la organización.

• La lealtad del cliente y la calidad del producto

Pocas cosas fidelizan más a un cliente que un producto o servicio de alta calidad. Una organización, sin certificación ISO 9001 difícilmente podrá garantizar la calidad total de sus procesos, y por ende de sus productos.

Pero, ¿Cómo ayuda ISO 9001:2015 al Departamento de Ventas?: Cuando un producto o servicio se destaca en el mercado, sobre sus competidores por su calidad, resulta mucho más fácil de vender. No solo eso. Es posible establecer un rango de precios más altos para estos productos, proyectándolos hacia un segmento de clientes más calificado.

ISO 9001 ayuda a la organización a alcanzar esta calidad, mediante el desarrollo de metodologías que aseguran que todos los productos o servicios que se venden, se ajustan a un estándar de calidad muy alto y que cumplen con las expectativas y necesidades de los clientes.

• Planificación y ventas en la práctica

Si su organización cuenta con un Departamento de Ventas organizado, que planifica sus labores, define sus objetivos, analiza riesgos y establece metas, el proceso de ventas se convertirá en la mejor herramienta para los vendedores, que tendrán mayores probabilidades de alcanzar el éxito.

La planificación de las ventas en la práctica no es más que la creación de un entorno favorable que equipa a los vendedores con las herramientas para desarrollar su trabajo, actuando objetivamente, centrados en las necesidades de los clientes y en las políticas de la organización.

Conclusión:

Cuándo la alta dirección de una organización busca un sistema de gestión de calidad, puede asegurar que también mejorará su Departamento de Ventas. Implementar ISO 9001:2015 puede impulsar las ventas. Es un axioma incuestionable: Mayor calidad, mayores ventas.

Nuevas actualizaciones del Sistema de Gestión de Calidad

Un elemento tan importante como la calidad, debe estar sujeta a actualizaciones permanentes. El Sistema de Gestión de Calidad debe adaptarse a las modificaciones que se incluyen en la versión de 2015 de la norma ISO 9001.

Con el software de ISOTools las organizaciones pueden beneficiarse de las facilidades a la hora de adaptar su Sistema de Gestión de Calidad a la nueva versión.

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