ISO 14001

La persona que se encargará de realizar las labores de gestión ambiental, se enfrentará a las dudas que se generan sobre porque se necesita implementar en su empresa un Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO 14001.

Aunque la respuesta pueda resultar evidente, genera una gran mejora frente a la competencia. Los beneficios que se pueden esperar de la actuación ambiental mejorada es:

• Ahorro de costes
• Incremento de eficacia
• Mayores oportunidades de mercado
• Cumplimiento de la legislación y la regulación ambiental
• Cumplir las exigencias de los clientes
• Mejora la relaciones con terceros

Software para Sistema de Gestión Ambiental

Si te encuentras interesado en obtener más información sobre las características del Sistema de Gestión Ambiental puede visitar el siguiente enlace:

https://isotools.org/normas/medio-ambiente/

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ISO 14001

Cuando una organización implementa un Sistema de Gestión Ambiental según la norma ISO 14001, debe tomar la última decisión de certificarlo ya que para ello, la organización debe solicitar la certificación al organismo acreditado para tal fin.

En el momento en el que se ha seleccionado a la empresa certificadora, la organización debe definir un plan de alcance de la certificación solicitada, es decir, debe exponer el conjunto de actividades específicas que realiza durante los emplazamientos de la organización y bajo una gerencia muy bien definida.

Igualmente, la organización tiene que comprometerse con la empresa certificadora a la hora de aprobar las medidas que hagan falta para que se pueda desarrollar la pertinente evaluación y utilizar la certificación que consiga de acuerdo con lo que establezca el certificador.

Es importante también que la organización que solicita la auditoría facilite todos los datos requeridos por el certificador. Por ello, antes de efectuar la auditoría de certificación, la empresa certificadora tiene que ser consciente de:

• Los datos generales que hacen referencia a la empresa corporativa, es decir, el nombre, recursos humanos y técnicos, dirección, etc.
• La estructura general y el alcance del Sistema de Gestión Ambiental a certificar.
• Documentación de los elementos fundamentales del Sistema de Gestión Ambiental (manual, procedimientos y otros documentos).

Cuando la documentación necesaria se encuentra en conocimiento de la empresa certificadora, ésta gestionará un plan de actividades de análisis y comunicará al solicitante la relación de miembros que conformarán al equipo auditor para que éste muestre su conformidad.

La organización certificadora tiene que designar un equipo auditor competente para analizar toda la documentación recogida del solicitante y para desarrollar la auditoria en su nombre. La empresa de certificación en el momento de designar el equipo auditor debe asegurarse de que disponen de las competencias técnicas para poder desempeñar su tarea de la mejor forma posible y que no presente ningún interés que pueda modificar su criterio y proceder de un modo parcial y diferenciador.

La misión del equipo auditor, durante todo el proceso de auditoría, es examinar la estructura de la organización, los procedimientos de la misma y la política ambiental ya que deben confirmar que cumples con todos los requisitos aplicables dentro del alcance de la certificación y comprobar, de este modo, que los procedimientos se encuentran establecidos y permiten tener la confianza necesaria en su Sistema de Gestión Ambiental.

La auditoría ISO 14001

Para desarrollar la auditoría de certificación del Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO14001 se suele dividir en dos fases:

Fase I

Por lo general, esta fase no se lleva a cabo en las propias instalaciones de la empresa solicitante ya que durante su ejecución se realizan principalmente funciones de revisión de la documentación del Sistema de Gestión Ambiental.

Cuando se inicia esta fase, el solicitante entregará toda la documentación relacionada con el Sistema de Gestión Ambiental a la entidad certificadora para que ésta pueda reflexionarla con detenimiento.

La revisión llevada a cabo por la empresa de certificación se encuentra encaminada a asegurar que el solicitante se ha identificado y evaluado todos sus aspectos ambientales de una forma adecuada, que posee de todas las licencias y permisos de carácter ambiental necesarios, el diseño de sus Sistema de Gestión Ambiental satisface su política ambiental, que ha realizado una auditoría interna y las revisiones por la gerencia se han realizado correctamente y responde a las comunicaciones importantes de las partes externas interesadas.

Dependiendo de la empresa certificadora, durante esta primera fase pueden ser exigidos todos los registros las No Conformidades del sistema y registros de las revisiones por la dirección o de comunicaciones, para su evaluación detallada, aunque por lo general suele llevarse a cabo la Fase II.

Fase II

El objetivo principal de esta etapa es identificar y recoger toda la información necesaria para realizar la auditoría y confirmar que el Sistema de Gestión Ambiental se encuentra conforme con todos los requisitos de la norma y se alcanzan los objetivos derivados de la política de la empresa.

En esta etapa se tiene que realizar obligatoriamente en las instalaciones del solicitante y se analizará la implementación de todos los elementos de la norma, con excepción de los que ya se encuentren completamente auditados y de una forma satisfactoria durante la Fase I.

El equipo auditor, después de una reunión inicial, visitará las instalaciones y centrará sus investigaciones en los siguientes aspectos:

• Reconocer los aspectos ambientales y la posterior determinación de su importancia.
• Métodos que aseguran el cumplimiento con los requisitos legales y otros suscritos por la organización.
• Las metas y objetivos derivados del proceso de evaluación.
• El control operacional.
• La medición, seguimiento, información de resultados y la revisión frente a los objetivos y metas fijados.
• Determinar y analizar las no conformidades y la puesta en práctica de acciones preventivas y correctivas.
• Auditoría interna y revisión por la gerencia.
• Compromiso de la dirección con la política ambiental.
• Relacionar la política, los aspectos ambientales y sus impactos asociados, objetivos y metas, responsabilidades, programas, procedimientos, resultados de la actuación, auditorías internas y revisiones.

Una vez finalizada la auditoria in situ, el equipo auditor tiene que mantener una reunión con la alta dirección de la organización antes de abandonar sus instalaciones. En esta reunión, se comentará o se dejará por escrito todos los resultados de la auditoría en lo que se refiere al cumplimiento por parte de la organización que formule las preguntas que crea oportunas sobre los criterios y las conclusiones en los que se basa el equipo auditor.

Terminado el proceso de auditoría in situ, el equipo auditor tiene que hacer entrega a la entidad de certificación un informe donde se recojan todos los hallazgos referentes al cumplimiento por parte de la organización de todos los requisitos de la certificación.

Sistema de Gestión Ambiental

Aunque no es obligatorio, la certificación ISO 14001 para el Sistema de Gestión Ambiental de la organización es un elemento diferenciador que permite distinguir a una empresa de un sector de su competencia.

Para saber más sobre los Sistemas de Gestión Ambientales puedes visitar: https://isotools.org/normas/medio-ambiente/

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ISO 14001

Un Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO 14001, facilita que una organización controle todas sus actividades, servicios y productos que pueden causar algún impacto sobre el medio ambiente, además ayuda a minimizar todos los impactos ambientales que generan su operación.

La Gestión Ambiental es una herramienta que permite que se controles todos los aspectos que pueden minimizar e incluso eliminar todos los impactos que generen las actividades llevadas a cabo por la organización.

Los Sistemas de Gestión Ambiental pueden ser de dos tipos:

• Formales (ISO14001)
• Normalizados (EMAS)
• Informales: realizando un programa interno con el que se consiga reducir los desechos, o bien los medios no documentados mediante los que la organización gestiona la interacción que tiene con el medio ambiente.

Software para SGA

Si estás interesado en obtener más información sobre los diferentes Sistemas de Gestión que se encuentran relacionados con el medio ambiente puede visitar el siguiente enlace:

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Norma ISO 14001

La norma ISO 14001 proporciona todos los requisitos necesarios con el fin de implantar un  Sistema de Gestión Ambiental de manera satisfactoria, entre ellos podemos encontrar, la auditoría interna, la revisión por la dirección y el control de riesgos.

Control de riesgos

La organización debe definir las actuaciones que va a llevar a cabo para identificar, conservar y eliminar la totalidad de registros que demuestran la conformidad respecto a los requisitos de la norma ISO14001 y su Sistema de Gestión Ambiental.

Normalmente los registros se buscan como documentos de todo tipo. La acción que produce la evidencia del cumplimiento de algún requisito que genera la norma ISO-14001 del Sistema de Gestión Medioambiental se tiene que generar en un registro nuevo.

Si la entidad ya ha implantado adecuadamente el Sistema de Gestión Ambiental, a lo largo de la elaboración de los distintos procedimientos que llevan a cabo cada capítulo del manual de gestión ambiental, se añaden dentro del punto referido a los registros. La totalidad de registros junto con toda la información que la organización crea conveniente, tienen que tener un control que asegure el cumplimiento del apartado de la norma ISO14001.

La empresa, contiene distintos procedimientos redactados en los que se especifica cómo se tiene que dar respuesta a la identificación, recuperación, conservación, protección, el tiempo que tiene que estar archivada y la disposición de los registros del Sistema de Gestión Ambiental.

La sistemática general es que los registros tienen que mantenerse a lo largo de un periodo de tiempo no inferior a tres años, como requisito para la certificación ISO 14001, o a lo largo de un periodo superior a estos tres años en el supuesto de que haya algún requisito legal aplicable ha dicho registro (por ejemplo, los documentos ligados con el control y el seguimiento de los residuos peligrosos tiene que estar archivados durante cinco años).

Auditoría interna

La organización debe diseñar distintos programas que evalúen de manera periódica el funcionamiento, la eficacia en el seno del Sistema de Gestión Ambiental y la adecuación de los requisitos producidos por la norma ISO 14001.

La auditoría interna es un proceso independiente, documentado y sistémico con el que se obtienen evidencias y se evalúan de una manera objetiva para determinar así el nivel de cumplimiento de todos los criterios en los que se fundamenta el Sistema de Gestión Ambiental obtenido por la entidad.

La empresa es la encargad de garantizar las auditorías periódicamente, debe definir cuál será el alcance y el método de auditoría que será el conveniente para determinar si el SGA cumple con todos los requisitos de la norma ISO-14001 y se encuentra adecuadamente implantado, incluso tiene que informar, en todo momento, acerca de los resultados obtenidos tras la auditoría a la alta dirección de la empresa.

El Sistema de Gestión Ambiental, para llevar a cabo las auditorías, se tiene que encontrar en un grado avanzado en la implantación, esto es, que haya superado la fase de diseño, siendo capaz la organización de utilizar o requerir listas de comparación, entrevistas personales con los distintos trabajadores de la entidad, cuente con documentación del SGA, política ambiental, registros de datos, etc.

¿Cómo elaborar los procedimientos para una auditoría?
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La entidad tiene que elaborar distintos procedimientos de auditoría en el que se tienen que determinar de forma clara todos los requerimientos necesarios para la cualificación del auditor o auditores, las personas responsables, la planificación, preparación y realización de las auditorías, así como  de su conservación y comunicación de los resultados obtenidos de dichas auditorías.

El Sistema de Gestión Medioambiental fundamentado en la norma ISO14001 tiene que ser objeto de la auditoría en su totalidad, aunque se puede llevar a cabo por partes, esto es, dividiendo la empresa en distintas parcelas y auditando por separado los diferentes aspectos y la gestión.

En el momento en el que se define el alcance de la auditoría, la entidad puede determinar cuáles serán los emplazamientos, los elementos del sistema o las actividades que considere oportunas.

Como mínimo ha de realizarse una auditoría al año, aunque no hay una frecuencia fija para llevarla a cabo, debiendo encontrarse perfectamente definida por la entidad en función a los resultados de auditorías anteriores o del grado de control existente acerca de los distintos aspectos ambientales y el grado de implantación de la totalidad del Sistema de Gestión Ambiental.

A lo largo del proceso de selección de los auditores, la entidad tiene que optar por llevar a cabo la auditoría con el personal de la misma empresa, por lo que para garantizar la objetividad y la imparcialidad a lo largo de todo el proceso, este tiene que estar libre de responsabilidades a lo largo de su actividad como auditor. Sin embargo, si la empresa decide optar por contratar a personal de fuera de la entidad, auditores externos, estos tendrán que tener las competencias oportunas y poder llevar a cabo la auditoría de manera imparcial y objetiva.

Para llevar a cabo una auditoría interna se pueden utilizar personal de la misma entidad o se puede contratar a personal ajeno a ésta. En cambio, para generar una auditoría externa debe ser realizada siempre por personas ajenas a la entidad y se les denomina como auditores externos.

Con el fin de apoyar a las entidades en el momento de realizar auditorías pueden consultar la norma ISO 19011 “Directrices para la auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambiental”.

Revisión por la dirección

La dirección de la empresa tiene que evaluar la efectividad y el acondicionamiento del SGA a las necesidades de la entidad y modificarlo si fuera necesario.

La dirección puede recopilar la información requerida desde el punto de vista del funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental, para poder revisarlo a lo largo de intervalos planificados y garantizar su adecuada implementación. La información más significativa puede venir dada por las auditorías, las evaluaciones de cumplimiento legal y otros requisitos, el cumplimiento de los objetivos y las metas, las comunicaciones externas, el estado de mantenimiento de las acciones correctivas y preventivas, etc.

La realización de la revisión por la dirección por parte de la gerencia de la empresa tiene que contemplar la totalidad del Sistema de Gestión Ambiental y tiene que llevarse a cabo en distintos periodos de tiempo. La frecuencia de revisión del sistema tiene que contar con una periodicidad, la cual de estar previamente establecida y documentada.

Una vez finalizada la revisión, se procede a la obtención de conclusiones y líneas de mejora dentro del mismo Sistema de Gestión Ambiental basado en la ISO 14001. Si la gerencia de la empresa lo considera oportuno, podrá llevar a cabo cambios dentro del SGA. La revisión por la dirección se convierte en uno de los mecanismos clave a lo largo del proceso de mejora continua.

La organización tiene que mantener archivados la totalidad de los registros que proporcionen evidencia de la realización de la revisión por la dirección.

Sistema de Gestión Ambiental

En este artículo hemos hablado sobre la norma ISO 14001 para un Sistema de Gestión Ambiental, si quieres saber más sobre normas relacionadas con el medio ambiente puedes visitar: https://isotools.org/normas/medio-ambiente/

La entrada ISO 14001: Cómo controlar riesgos, hacer una auditoría interna y una revisión por la dirección se publicó primero en ISOTools Colombia.

ISO 14001

En este texto vamos a hablar sobre el procedimiento desarrollado por la empresa para realizar la verificación de la norma ISO 14001 a la hora de implantar un Sistema de Gestión Ambiental.

Seguimiento y medición

El objetivo que se persigue con la verificación en la norma ISO14001 a la hora de implementar un Sistema de Gestión Ambiental es la instauración de todos los procedimientos necesarios para poder medir, de forma segura y regular, todas las características que existen en las actividades y operaciones que puedan generar un impacto negativo sobre el medio ambiente. Además, se intenta fijar las normas que tienen que cumplirse para llevar a cabo la calibración y el mantenimiento de los distintos equipos de medición con los que cuenta la empresa.

Los procesos de medición con los que cuenta la empresa deben reunir los suficientes parámetros para que sea fiable el seguimiento del cumplimiento de la legislación y el proceso de mejora continua.

La empresa desarrolla uno o varios procedimientos en los que se deben contemplar todas las variables clave de las distintas actividades relacionadas con el correcto funcionamiento y los aspectos significativos de todas las instalaciones. Además, el proceso de medición y seguimiento debe quedar contemplado con el acondicionamiento de todos los controles operacionales que se llevan a cabo gracias a los aspectos significativos, es decir, el estado de las metas ambientales, los objetivos y el cumplimiento de los requisitos legales aplicables.

La entidad o empresa es la encargada de elaborar los documentos que controlen el proceso de calibración y mantenimiento de los equipos de medida relacionados con las actividades que están sujetas a los procesos de seguimiento y medición. Los documentos especifican la periodicidad de los seguimientos, las mediciones y las calibraciones, además de la metodología empleada para llevarlas a cabo y los responsables de dichos procedimientos que deberán realizar un informe final. El periodo de tiempo en que se deben realizar los seguimientos y las mediciones debe ser coherente con los requisitos legales que se les pueden aplicar.

Los registros obtenidos por las empresas durante el proceso de seguimiento y medición de la norma ISO14001 deben incluir siempre el resultado de las mediciones y de las calibraciones que, en su caso, deberán contener como mínimo la calibración del equipo, la incertidumbre de las medidas realizadas y la identificación inequívoca del equipo utilizado para llevar a cabo la medición.

Cuando la empresa utiliza sus propios medios para llevar a cabo la medida y el registro debe contener, además, todos los datos de su trazabilidad y los patrones aceptados.

Si las medidas se realizan por parte de las entidades acreditadas tiene que obtenerse una evidencia de la acreditación para poder realizar análisis contrastados en todo momento. Por lo que en este caso, se toma por bueno el procedimiento de calibración y la trazabilidad de todos los patrones para llevar a cabo el análisis para lo que está acreditada la empresa.

Los registros que se obtienen se utilizarán en la empresa para poder identificar los diferentes indicadores de comportamiento y usarlos a la hora de implementar las acciones correctivas y preventivas impuestas por la norma ISO-14001, estimando el cumplimiento de los objetivos y las metas del Sistema de Gestión Ambiental. Además podrán conocer si está mejorando el desempeño ambiental de la organización.

Evaluación del cumplimiento legal

La organización tiene que llevar a cabo diferentes procedimientos para poder demostrar que cumple irrefutablemente con el compromiso de cumplir con todos los requisitos legales y otros requisitos legales que les son aplicables.

La empresa debe realizar evaluaciones cada cierto tiempo con el fin de mantener todos sus registros actualizados con los resultados que va obteniendo.

La evaluación del cumplimiento legal guarda mucha similitud en la norma ISO 14001 con el seguimiento y la medición, aunque se establecen necesidades diferenciadas en cada procedimiento para cada requisito que puede encontrarse documentado o no.

Cuando los procedimientos de seguimiento y medición de la ISO 14001, se encuentran relacionados con los requisitos legales u otros requisitos, la empresa tendrá que poner especial atención en demostrar que cumplen todos los requisitos. Para ellos, se puede editar un formato que contenga toda la lista de requisitos legales y otros requisitos y contemplar todos los indicadores que te dicen cuándo, dónde y quién los ha verificado.

Cómo hacer el seguimiento y medición de un Sistemas de Gestión Ambiental
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No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva

La organización tiene que establecer una sistemática que le facilite la identificación, la comunicación y la gestión adecuada de todos los fallos reales que se producen en el Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO14001, además de aplicar las acciones preventivas o correctivas, según sea el caso, para evitar o corregir los fallos potenciales.

Una No Conformidad se puede entender como todo tipo de incumplimiento de lo exigido por cualquiera de los requisitos que genera el Sistema de Gestión Ambiental o que infrinja los principios en los que nos basamos.

La forma de actuar ante una No Conformidad es la siguiente: la organización debe poner remedio a todos los daños ambientales producidos, además deberá solucionar las causas que generaron dicho daño (Acción Correctiva) y si es posible se debe evitar que tal situación se produzca nuevamente (Acción Preventiva).

La empresa tiene que disponer de uno o varios procedimientos escritos donde se describe el origen y la detección de las No Conformidad, el tratamiento que se les debe dar, y los análisis y las resoluciones de las no conformidades.

Una vez realizado esto, la empresa puede establecer las Acción Correctiva y Acción Preventiva que estime oportunas, además de realizar el seguimiento necesario para comprobar la eficacia y comunicarla.

Además, el registro de evidencias  se debe mantener ya que demuestra el cumplimiento de las pautas descritas.

Sistema de Gestión Ambiental

Los Sistemas de Gestión Ambiental implantados bajo los requisitos generados por la norma ISO14001 se pueden certificar a través de entidades certificadoras. No olvides que hay otras normas sobre medio ambiente y puedes saber más sobre ellas visitando:

La entrada ISO 14001: La verificación en el Sistema de Gestión Ambiental se publicó primero en ISOTools Colombia.

ISO 14001

La norma ISO 14001 nos presenta una serie de requisitos que deben ser cumplidos para poder implantar el Sistema de Gestión Ambiental en nuestra organización. Durante este post vamos a ver algunos de dichos requisitos.

Cuando ya tenemos identificados y evaluados todos los aspectos ambientales que se encuentran asociados de alguna forma a la actividad, los productos o los servicios que presta la organización y se debe tener en cuenta los requisitos legales que se deben aplicar, la norma propone el establecimiento y mantenimiento de la documentación que contemplan los objetivos y las metas ambientales planteados por la organización.

Si estás interesado en obtener más información sobre los diferentes Sistemas de Gestión que se encuentran relacionados con el medio ambiente puede visitar el siguiente enlace:

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La entrada Vídeo – ISO 14001: Requisitos de la norma se publicó primero en ISOTools Colombia.

ISO 14001

La norma ISO 14001 nos presenta una serie de requisitos que deben ser cumplidos para poder implantar el Sistema de Gestión Ambiental en nuestra organización. Durante este post vamos a ver algunos de dichos requisitos.

Cuando ya tenemos identificados y evaluados todos los aspectos ambientales que se encuentran asociados de alguna forma a la actividad, los productos o los servicios que presta la organización y se debe tener en cuenta los requisitos legales que se deben aplicar, la norma propone el establecimiento y mantenimiento de la documentación que contemplan los objetivos y las metas ambientales planteados por la organización.

Si estás interesado en obtener más información sobre los diferentes Sistemas de Gestión que se encuentran relacionados con el medio ambiente puede visitar el siguiente enlace:

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ISO 14001

Cualquier entidad tendrá que crear, almacenar y mantener actualizada la totalidad de documentación que se estima necesaria para su Sistema de Gestión Ambiental (SGA) fundamentado en la norma ISO 14001. Habitualmente, la organización incluye en un manual de gestión ambiental, todos los elementos básicos e importantes del sistema.

Dicho manual es el elemento básico del Sistema de Gestión Ambiental, y en él se describe las responsabilidades, obligaciones, el alcance del propio sistema, así como la estructura organizativa. Además, se recogen todos los recursos y métodos específicos, generales, conocimientos, procedimientos o todo aquel documento que desarrolle las exigencias del sistema o sea necesario para el mismo. Incluso, el manual incluirá la política ambiental, los objetivos y fines de la entidad.

El manual responderá a la totalidad de preguntas ligadas con el Sistema de Gestión Medioambiental ya que en este documento se cuenta con toda la información importante y destacada para saber lo que se necesitaría hacer, el cómo, cuándo y a quién se le pueden pedir las responsabilidades al respecto.

Toda la documentación tendrá que aparecer muy especificada, lo bastante como para describir los elementos referentes y centrales del SGA, sus interacciones y proporcionar orientación acerca de dónde obtener información más específica respecto a una operación puntual del Sistema de Gestión Ambiental basado en la ISO14001. Dependiendo de la entidad, la documentación se podrá guardar tanto en papel como en formato digital.

Normalmente, la forma de estructurar la documentación del sistema es en forma piramidal.

Nivel I:

Se conforma del manual del Sistema de Gestión Medioambiental. En dicho texto, se detalla la política ambiental y se utiliza como guía para así documentar las responsabilidades y funciones principales, especificar las relaciones del sistema, los objetivos generales y ofrecer orientación acerca de la documentación de referencia. En este escrito se reflejan la totalidad de los documentos que conforman el sistema y sirve de base para el desarrollo de los procedimientos específicos y generales.

Nivel II:

En el segundo nivel de esta pirámide se encuentran los procedimientos. En este documento se detallan los métodos a aplicar y los criterios a seguir para alcanzar con los requisitos necesarios para implantar adecuadamente un SGA. Cada uno de los capítulos de este manual está desarrollado por uno o varios procedimientos, e incluso en cada capítulo se tiene que hacer referencia a los procedimientos que lleva a cabo.

Nivel III:

En el tercer nivel se recogen los procedimientos específicos del sistema y orientaciones técnicas. Se trata de documentos de un nivel más concreto acerca de aspectos puntuales del funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental.

Nivel IV:

Por otra parte, en este apartado se detalla toda la documentación que tiene que formar parte del SGA según ISO-14001 y que no se encuentra recogida en ninguno de los niveles anteriormente mencionados. Destacan los registros del Sistema de Gestión Ambiental que proceden del uso de los formatos incluidos en los procedimientos o planes de actuación (de auditoría, plan de formación, etc.).

En el momento en el que se desarrollen los cuatro niveles de la empresa de la documentación del Sistema de Gestión Ambiental, se tiene que hablar acerca del control de la misma cuya responsabilidad cae en la misma empresa que tendrá que determinar y mantener al día uno o varios procedimientos con el fin de controlar la documentación de su SGA.

Es necesario que la documentación de un Sistema de Gestión Ambiental fundamentado en la norma ISO14001 se encuentre localizada, se apruebe y revise cuando sea conveniente y retirada cuando se encuentre ambigua u obsoleta. La documentación tiene que identificarse fácilmente (nombre, número o referencia de los documentos), encontrarse accesible en el momento que se precise (distribuyendo copias en los lugares detallados), añadir fechas de edición, además de estar revisada y actualizada totalmente.

En algunos casos, el archivo del documento ya antiguo sirve para satisfacer un requisito legal. En dicho caso, este texto tiene que identificarse de una manera adecuada.

La organización tiene el deber de explicar los procedimientos a seguir para saber cómo se efectuará la distribución, revisión y aprobación, identificación y retirada de los documentos obsoletos. Un sujeto tiene que encargarse de esta gestión documental para revisar los textos y garantizar que no se contradicen con algún requisito o requerimiento de la norma y, posteriormente, llevar a cabo su aprobación. El archivo de los documentos se mantendrá, a lo largo de al menos tres años de vigencia del certificado ISO 14001, aunque alguno de ellos se quede en situación de desuso.

Cualquier documentación que se produzca y genere como consecuencia de la aplicación de los procedimientos del Sistema de Gestión Ambiental que no establezca registros del sistema y aquella documentación externa que perjudique a la gestión ambiental, serán controlados, así como analizados.

El fin que se persigue en el control de la documentación es determinar los controles necesarios para garantizar que los aspectos ambientales se trabajan correctamente, minimizando los impactos ambientales relacionados, identificando las actividades que pueda n ocasionar colisión con el medio ambiente tanto en los servicios como en los procesos de producción.

La documentación de un Sistema de Gestión Ambiental suele tener una estructura piramidal
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La organización tendrá que determinar las actividades y operaciones que se encuentren ligadas con los aspectos ambientales representativos para llevar a cabo un correcto control, de acuerdo con su política ambiental, objetivos y fines. Para contribuir a ello, la entidad podrá hacer uso de la lista de aspectos ambientales:

• Almacenaje.
• Vertidos.
• Uso de energía.
• Utilización de productos químicos.
• Riesgos de accidentes.
• Uso de agua.
• Generación de residuos.
• Uso de materias primas y empleo de recursos naturales.
• Emisiones atmosféricas.
• Contaminación y degradación del suelo.
• Otros (ruido, olores, vibraciones, impacto visual, biodiversidad, etc.).

Continuamente, se tendrán que describir la manera en la que llevarán a cabo estas actividades y actuaciones para que los impactos ambientales que produzcan se pudieran considerar controlados o no lleguen a generarse. Para ello, se debería realizar una planificación, elaborar los criterios necesarios para decidir si se están desenvolviendo en base a lo planeado y determinar métodos de corrección.

El control de las operaciones tiene que englobar a las operaciones de mantenimiento, así como a proveedores y subcontratistas en sus actividades ligadas a la organización en particular. Además, es importante que los procedimientos de control operacional se informen a cualquier proveedor y subcontratista, así como el mantenimiento de un registro de tal comunicación.

Asimismo, si la organización ve necesario incluir a los proveedores y subcontratistas ambientales en el procedimiento de evaluación, tendrá que establecer los criterios medioambientales que se exigen y tener control del análisis y de su mantenimiento.

Algunas actividades en las que se requiere un control operacional pueden ser: los vertidos, las emisiones atmosféricas, proveedores, subcontratistas, la gestión de residuos, el almacenamiento de productos químicos, etc.

Sistema de Gestión Ambiental

Los Sistema de Gestión Ambiental que trabajan bajo la norma ISO 14001, se pueden gestionar de un modo ágil y eficaz a través de herramientas tecnológicas como ISOTools, para saber más sobre este tipo de Sistemas de Gestión puedes visitar el siguiente enlace: https://isotools.org/normas/medio-ambiente/

La entrada ISO 14001: Estructura de la documentación de un Sistema de Gestión Ambiental se publicó primero en ISOTools Colombia.

ISO 14001

El elemento esencial de un Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO 14001 es, sin obtener ninguna duda, la identificación y evaluación de los aspectos ambientales. Incluso, este requisito de la norma nos facilitará sentar las bases para distintos requisitos, entre los que se encuentra la propia política ambiental, metas y programas, el establecimiento de objetivos, competencia, formación y toma de conciencia, control operacional, preparación y respuesta ante emergencias, seguimiento y medición, y evaluación del cumplimiento legal.

Centrándonos en este requisito de la norma ISO-14001, identificación y evaluación de aspectos ambientales, la organización debe establecer un primer método de identificación de los aspectos ambientales derivados de sus actividades, procesos, productos y servicios, y posteriormente otro para efectuar una correcta evaluación, y clasificarlos a la importancia de su impacto ambiental asociado.

En el momento en el que un aspecto ambiental produce un impacto tal que debe ser considerado por la organización, éste se dice que es significativo.

Los aspectos ambientales significativos detectados en una organización deben tenerse en cuenta en el establecimiento posterior de los objetivos, metas y programas del Sistema de Gestión Ambiental.

Los aspectos e impactos medioambientales están relacionados, entre otras, con alguna de las siguientes cuestiones:

• Uso de agua
• Uso de energía
• Utilización de productos químicos
• Uso de materias primas y empleo de recursos naturales
• Almacenaje
• Vertidos
• Emisiones atmosféricas
• Generación de residuos
• Contaminación y degradación del suelo
• Riesgo de accidentes
• Otros (vibraciones, ruido, olores, etc.)

Para implantar un Sistema de Gestión Medioambiental una organización deberá disponer de uno o varios procedimientos para identificar y evaluar sus aspectos ambientales.

Una forma sencilla de cumplir con este requisito de la norma es la conocida como el método de los procesos de flujo, en el cual cada actividad, proceso, producto o servicio de una organización es analizado individualmente para determinar cuáles son sus aspectos ambientales. El método podría estructurarse en los siguientes pasos:

• La organización deberá identificar, de manera detallada, cada una de las actividades, procesos, productos o servicios con los que cuenta y además realizar un listado de las instalaciones, para posteriormente ir analizándolo todo.
• Identificar los aspectos ambientales relacionados con cada una de las actividades, etapas de los procesos productivos, servicios, productos o instalaciones auxiliares de la organización.
• Finalmente, la organización deberá identificar los impactos ambientales asociados a cada uno de los aspectos.

Una vez identificados todos los aspectos e impactos ambientales de una organización, se hace necesaria la evaluación de cada uno de ellos para establecer su grado de significación conforme al Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO14001.

La organización debe identificar los aspectos ambientales significativos
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Para contribuir en la implementación de un SGA, se expone un modelo que establece 5 criterios para calcular la significación de los impactos ambientales de una organización:

• Relevancia del impacto identificado.
• Gravedad.
• Probabilidad.
• Duración.
• Reversibilidad.

Todos los aspectos ambientales de una organización deberán ser evaluados atendiendo a estos criterios.

Los aspectos ambientales calificados como significativos servirán para sentar las bases sobre las que se desarrolle el Sistema de Gestión Ambiental.

Requisitos legales y otros requisitos

Para poder implementar un Sistema de Gestión Medioambiental, una organización debe asegurar que ha identificado y tiene acceso a los requisitos legales y otros requisitos que pueda suscribir en relación con sus aspectos ambientales.

Será necesario describir la manera en la que la organización accede a los requisitos de carácter legal que le son de aplicación, relacionados con sus aspectos ambientales considerando todas las figuras legales posibles:

• Reglamentos, directivas, decisiones, recomendaciones y dictámenes procedentes de la Unión Europea.
• Leyes, reales decretos legislativos, reales decretos ley, reales decretos, órdenes ministeriales y resoluciones procedentes del Estado español.
• Las leyes y decretos procedentes de las distintas comunidades autónomas.
• Las ordenanzas municipales.
• Autorizaciones, permisos, declaraciones administrativas, etc. relacionado con el medio ambiente.

Con el término “otros requisitos” se pretende ampliar este punto de la norma ISO-14001 a todos aquellos requisitos de carácter no legal que sean de aplicación en la organización.

En consecuencia, para que el Sistema  de Gestión Ambiental sea efectivo será necesario incluir la identificación de todas las regulaciones y acuerdos vinculantes de carácter no legal, incluyendo:

• Requisitos o especificaciones de clientes, accionistas, etc.
• Códigos de buenas prácticas ambientales.
• Acuerdos con la Administración, etc.

La organización que ha identificado adecuadamente todos los requisitos, deberá además establecer una sistemática para actualizar de forma periódica toda la información relacionada con ellos.

Con toda la información obtenida, la organización deberá elaborar y actualizar periódicamente:

• Una lista con los requisitos legales aplicables y otros requisitos, clasificados por aspectos ambientales, la referencia legal o fuente de los mismos, el artículo o artículos pertinentes, las áreas de la empresa a las que se aplica y las posibles observaciones.
• Un listado de las autorizaciones y licencias administrativas, indicando la referencia legal, el organismo encargado de su concesión, fecha y periodo de validez, así como observaciones en las que se incluya la documentación necesaria u otros requisitos para su concesión.

Objetivos, Metas y Programas

La organización, con el fin de implantar correctamente un Sistema de Gestión Ambiental, establecerá, implementará y mantendrá al día objetivos y metas ambientales adecuados a los niveles y funciones de la organización, así como uno o varios programas para alcanzar dichos objetivos y metas.

Una vez identificados los aspectos e impactos ambientales significativos de la organización, es necesario establecer unas líneas de actuación para llevar a cabo un proceso de mejora continua de carácter ambiental.

Los objetivos permiten a la organización marcar el nivel de mejora de la gestión ambiental para un periodo de tiempo determinado, proporcionando un marco para definir las actuaciones asociadas a la mejora del sistema.

Las organizaciones deberán tener en cuenta a la hora de establecer sus objetivos respecto al SGA los siguientes puntos:

• Los requisitos legales y otros requisitos aplicables.
• Los aspectos/impactos ambientales significativos.
• Las opciones tecnológicas.
• Los condicionantes económicos, financieros, operacionales y comerciales.
• La opinión de las partes interesadas.
• Resultados de revisiones y auditorías anteriores.

Una vez definidos los objetivos y las metas ambientales, la organización debe dar un paso más y establecer las responsabilidades, plazos de consecución de objetivos y metas, observaciones y fechas de consecución, conformando un programa de gestión ambiental de esta manera.

Las acciones específicas contenidas en los programas de gestión deberán reflejar el orden de prioridad de los aspectos significativos de la empresa.

Es necesario que las organizaciones integren y asuman dentro de su propia planificación estratégica los programas de gestión ambiental contemplando todos los objetivos y metas  propuestos.

La revisión de los programas debe realizarse periódicamente para comprobar si se han alcanzado los objetivos y metas propuestos para la implantación de un Sistema de Gestión Ambiental.

Sistema de Gestión Ambiental

Para saber más sobre Medio Ambiente, puedes visitar: https://isotools.org/normas/medio-ambiente/

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ISO 14001

La metodología que se debe seguir para implantar un Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma  ISO 14001 tiene que seguir un proceso de mejora continua que se encuentra estructurado en una serie de fases:

• Compromiso por parte de la alta dirección
• Planificar las acciones ambientales
• Implantación de acciones planificadas
• Control del sistema y corrección de las desviaciones
• Validación del funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental

Si desea obtener más información sobre los Sistemas de Gestión que tienen relación con el medio ambiente puede visitar el siguiente enlace:

https://isotools.org/normas/medio-ambiente/

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