Una forma de aumentar la productividad de las auditorías internas

En la actualidad se está buscando de manera continua la forma de mejorar, ser más eficientes y de poder aumentar la productividad. Los procesos de las auditorías internas en las organizaciones siempre se habían caracterizado por la cantidad de documentos necesarios a realizar y la falta de agilización. En el contexto de la época actual destaca el uso de los dispositivos móviles, los cuáles se implementan hoy día para aumentar la productividad de las auditorías internas gracias a sus diversas funcionalidades y características.

El desarrollo de software en forma de apps para estos dispositivos móviles permite a las organizaciones contar con la tecnología necesaria para agilizar diversos procesos y así poder aumentar la productividad de las auditorías internas mediante el uso de dichos dispositivos, estando todo literalmente al alcance de nuestra mano.

La implementación del uso de los dispositivos móviles para aumentar la productividad tiene una gran importancia en auditorías con inspecciones en terreno, especialmente en materia de Medio Ambiente y/o de Seguridad y Salud Laboral. En los siguientes apartados de este artículo se habla de las funcionalidades y ventajas de la App Check List Mobile.

App Check List Mobile de ISOTools Excellence

App Check List Mobile es la app de ISOTools Excellence que sirve para, entre otras cosas, aumentar la productividad de las auditorías internas. Esta app fue pensada y diseñada para dar una serie de funcionalidades que habilita a los usuarios a:

• Configurar listas de chequeo.
• Realizar auditorías en terreno.
• Llevar a cabo inspecciones.
• Verificar las medidas de Seguridad y Salud Laboral.
• Realizar mantenimiento de equipos.
• Medir la calidad de obra.
• Levantar incidentes en el terreno.
• Geolocalización.
• Toma de evidencias gráficas.
• Mapas de calor.
• Parametrizaciones.
• Automatización de procesos y autoevaluaciones.
• Base documental centralizada.
• Gestión de tareas.
• Herramientas de comunicación.
• Mensajería privada y gestión de contactos.

Esta aplicación se encuentra disponible para los dispositivos móviles que utilicen como sistema operativo Android o iOS.

Cómo aumentar la productividad de las auditorías internas usados #DispositivosMóviles
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Ventajas que ofrece usar la App Check List Mobile de ISOTools Excellence

Todas las funcionalidades indicadas en el listado anterior están diseñadas con el objetivo de facilitar procesos y proporcionar una serie de ventajas al usarse la App Check List Mobile. A continuación se indican las principales ventajas existentes:

• Realizar auditorías en el terreno. Así se consiguen unos ahorros en cuestión de tiempo increíbles a la vez que la productividad se ve incrementada en gran medida al poder el auditor realizar su labor in situ.
• Ejecución de forma offline/online. Para poder emplear la App Check List Mobile no es necesario tener que estar conectado a Internet de forma obligatoria, otorgando así una gran libertad de poder usar la herramienta donde no existan redes de conexión.
• Mecanismos de geoposicionamiento. Realización de formularios y otras funcionalidades con un registro del punto real espacial en el que se encuentra el usuario al cumplir sus labores.
• Control en los tiempos de ejecución. Capacidad de calcular el tiempo que se emplea en realizar las inspecciones y auditorías pertinentes.
• Homogeneización en cuanto a los criterios de cumplimiento o no de diversos parámetros. Las listas de chequeo que se confeccionen no pueden crear dudas o ambigüedades.
• Detectar elementos que no cumplen respecto a criterios predefinidos y del levantamiento automático de hallazgos. Se permite la personalización y configuración de los textos de las No Conformidades que aparecen por defecto ante elementos de no cumplimiento.
• Seguir los hallazgos. El establecimiento previo de un diagrama de flujo con sus correspondientes elementos de avisos y alertas avisan a las personas responsables sobre un determinado evento atendiendo a diversos criterios. Actúa como la acción a aplicar que resuelve una situación de No Conformidad.
• Verificar la comunicación. La creación de canales de comunicación es vital a la hora de reportar y avisar a las distintas partes del cumplimiento y la resolución de las distintas disposiciones comprometidas, especialmente cuando la inspección y su gestión se realizar en terreno.
• Establecer acciones para la resolución y mejora. Capacidad de configurar y establecer acciones y pasos para solucionar determinados eventos que ayudan a mejorar.
• Enviar de forma automática los informes, resúmenes y reportes. La automatización y acceso en tiempo real a estos documentos agiliza de forma significativa los procesos de auditorías.

Ante cualquier duda no dude en ponerse en contacto con nuestro equipo de expertos. Estarán encantados de poder ayudar y asesorar sobre cualquier aspecto que desee conocer de la App Check List Mobile.

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Por este motivo, es importante que el rendimiento de las personas sea el adecuado, sobre todo en entidades con estos elevados costes ya que cuantas más personas hay en una empresa, más difícil es llevar un control del rendimiento si no se implanta un sistema adecuado.

Para implantar un sistema de rendimiento del personal, lo primero es saber exactamente qué queremos de cada área de la empresa y de cada persona dentro de ella. Una vez hecho esto podremos establecer unos objetivos acordes con la estrategia empresarial siempre que estos sean adecuados. Recordemos el artículo sobre la fijación de objetivos.

Ya que tenemos los objetivos marcados, el siguiente paso es establecer el procedimiento por el cual se evaluará el rendimiento, es decir, establecer la periodicidad, las fuentes de información a consultar, los indicadores de cada persona, y, por supuesto, a los responsables de hacer estas mediciones en cada actividad.

Es fundamental que toda esta información sea pública antes de pasar a ejecutar las mediciones ya que si no podría generar inseguridades y problemas dentro de la empresa. Todos los empleados han de saber con exactitud cuáles son las medidas que se usarán, que valor tienen y la razón de que sean esas y no otras, es decir, explicarles en que influye para el crecimiento de la organización.

Del mismo modo que se fijan los objetivos, estos servirían de poco sin un programa de recompensas o penalizaciones. Estas no tienen por que ser económicas, en muchas ocasiones un reconocimiento público o un día libre tienen más efecto en lo que a motivación se refiere.

Un programa de este tipo puede generar multitud de beneficios en una entidad, entre ellos:

•  Favorece el buen clima laboral.
• Alinea a los trabajadores en el sentido de la estrategia de la entidad
• Ejerce un filtro para conseguir una plantilla eficiente en todo su conjunto.
• Consigue reducir costes de rotación de personal.
• Mejora las políticas de gestión del conocimiento.
• Fomenta el desarrollo personal del trabajador
• Reduce los costes de personal, no  tanto en plantilla como los que se refieren a la selección de personal.
• Fomenta los planes de carrera y la promoción interna
• Mejorarán los indicadores de ventas, costes, márgenes y en función del tipo de empresa, los costes fijos.

Para implantar un sistema de medición del rendimiento del personal, aunque en una primera fase puede no ser necesario si el tamaño es pequeño, tarde o temprano habrá de instrumentarse en una herramienta que permita automatizar las mediciones, el control y la emisión de informes periódicos para la toma de decisiones.

ISOTools provee a las empresas comprometidas con la calidad y la excelencia de las herramientas y el conocimiento necesarios para hacerse más eficaces y eficientes e implementar, mantener, gestionar o mejorar sus sistemas de gestión de la calidad, personas o estrategia.

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