Una forma de aumentar la productividad de las auditorías internas

En la actualidad se está buscando de manera continua la forma de mejorar, ser más eficientes y de poder aumentar la productividad. Los procesos de las auditorías internas en las organizaciones siempre se habían caracterizado por la cantidad de documentos necesarios a realizar y la falta de agilización. En el contexto de la época actual destaca el uso de los dispositivos móviles, los cuáles se implementan hoy día para aumentar la productividad de las auditorías internas gracias a sus diversas funcionalidades y características.

El desarrollo de software en forma de apps para estos dispositivos móviles permite a las organizaciones contar con la tecnología necesaria para agilizar diversos procesos y así poder aumentar la productividad de las auditorías internas mediante el uso de dichos dispositivos, estando todo literalmente al alcance de nuestra mano.

La implementación del uso de los dispositivos móviles para aumentar la productividad tiene una gran importancia en auditorías con inspecciones en terreno, especialmente en materia de Medio Ambiente y/o de Seguridad y Salud Laboral. En los siguientes apartados de este artículo se habla de las funcionalidades y ventajas de la App Check List Mobile.

App Check List Mobile de ISOTools Excellence

App Check List Mobile es la app de ISOTools Excellence que sirve para, entre otras cosas, aumentar la productividad de las auditorías internas. Esta app fue pensada y diseñada para dar una serie de funcionalidades que habilita a los usuarios a:

• Configurar listas de chequeo.
• Realizar auditorías en terreno.
• Llevar a cabo inspecciones.
• Verificar las medidas de Seguridad y Salud Laboral.
• Realizar mantenimiento de equipos.
• Medir la calidad de obra.
• Levantar incidentes en el terreno.
• Geolocalización.
• Toma de evidencias gráficas.
• Mapas de calor.
• Parametrizaciones.
• Automatización de procesos y autoevaluaciones.
• Base documental centralizada.
• Gestión de tareas.
• Herramientas de comunicación.
• Mensajería privada y gestión de contactos.

Esta aplicación se encuentra disponible para los dispositivos móviles que utilicen como sistema operativo Android o iOS.

Cómo aumentar la productividad de las auditorías internas usados #DispositivosMóviles
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Ventajas que ofrece usar la App Check List Mobile de ISOTools Excellence

Todas las funcionalidades indicadas en el listado anterior están diseñadas con el objetivo de facilitar procesos y proporcionar una serie de ventajas al usarse la App Check List Mobile. A continuación se indican las principales ventajas existentes:

• Realizar auditorías en el terreno. Así se consiguen unos ahorros en cuestión de tiempo increíbles a la vez que la productividad se ve incrementada en gran medida al poder el auditor realizar su labor in situ.
• Ejecución de forma offline/online. Para poder emplear la App Check List Mobile no es necesario tener que estar conectado a Internet de forma obligatoria, otorgando así una gran libertad de poder usar la herramienta donde no existan redes de conexión.
• Mecanismos de geoposicionamiento. Realización de formularios y otras funcionalidades con un registro del punto real espacial en el que se encuentra el usuario al cumplir sus labores.
• Control en los tiempos de ejecución. Capacidad de calcular el tiempo que se emplea en realizar las inspecciones y auditorías pertinentes.
• Homogeneización en cuanto a los criterios de cumplimiento o no de diversos parámetros. Las listas de chequeo que se confeccionen no pueden crear dudas o ambigüedades.
• Detectar elementos que no cumplen respecto a criterios predefinidos y del levantamiento automático de hallazgos. Se permite la personalización y configuración de los textos de las No Conformidades que aparecen por defecto ante elementos de no cumplimiento.
• Seguir los hallazgos. El establecimiento previo de un diagrama de flujo con sus correspondientes elementos de avisos y alertas avisan a las personas responsables sobre un determinado evento atendiendo a diversos criterios. Actúa como la acción a aplicar que resuelve una situación de No Conformidad.
• Verificar la comunicación. La creación de canales de comunicación es vital a la hora de reportar y avisar a las distintas partes del cumplimiento y la resolución de las distintas disposiciones comprometidas, especialmente cuando la inspección y su gestión se realizar en terreno.
• Establecer acciones para la resolución y mejora. Capacidad de configurar y establecer acciones y pasos para solucionar determinados eventos que ayudan a mejorar.
• Enviar de forma automática los informes, resúmenes y reportes. La automatización y acceso en tiempo real a estos documentos agiliza de forma significativa los procesos de auditorías.

Ante cualquier duda no dude en ponerse en contacto con nuestro equipo de expertos. Estarán encantados de poder ayudar y asesorar sobre cualquier aspecto que desee conocer de la App Check List Mobile.

La entrada Cómo aumentar la productividad de las auditorías internas usando dispositivos móviles se publicó primero en ISOTools Colombia.

La entrada Criterios a seguir para la selección de proveedores se publicó primero en ISOTools Colombia.

Norma ISO 9001

La ISO 9001 otorga mucha importancia a la documentación, estableciendo unos requisitos que pueden resultar complejos si estos no se conocen suficientemente y, especialmente, en el caso de no utilizarse un software que automatice y sistematice este proceso.

Clasificación de la documentación

La norma ISO 9001 distingue 2 grandes grupos de documentos:

• Los que contienen información sobre el resultado o la realización de actividades, denominados registros.
• El resto de documentos no incluidos en el primer grupo, que reciben el nombre de documentos de especificación o especificación documentada: fichas técnicas, planos de piezas, instrucciones de trabajo, leyes, planes de control, manuales de usuario, etc.

Los documentos de especificación, englobados en el segundo grupo, contienen una serie de requisitos en relación a su estructura y contenidos, que pueden cambiar con el tiempo, cosa que no ocurre con los registros,

Además de los registros y especificaciones documentadas, existen otros importantes documentos cuyo contenido y utilidad no encajan íntegramente en ninguno de los dos grupos anteriores:

• Listados de elementos, como un inventario de infraestructura.
• Cualquier tipo de plan, como por ejemplo un plan de acciones.

Documentación exigida

La documentación establecida y exigida por la norma ISO 9001 debe incluir como mínimo:

• Un Manual del Sistema de Gestión de la Calidad.
• Documentar la estrategia en materia de calidad: Política de Calidad.
• Documentar el desarrollo de la estrategia: Objetivos de la Calidad.
• Documentar la forma en que gestiona: los registros, la documentación que no son registros, las auditorías internas, los productos no conformes, las acciones correctivas y las acciones preventivas.

El control documental

Un control documental es toda actividad de gestión realizada para controlar la documentación, siendo la parte más visible de la realización de un control documental las evidencias que quedan sobre el mismo documento, y que la norma ISO 9001 exige que sean las siguientes:

• Código del documento utilizado para identificar unívocamente el documento.
• Edición o versión del documento utilizado para conocer el nivel de actualización del documento.
• Fecha de creación o actualización, fecha de revisión, fecha de aprobación y fecha de caducidad
• Persona que realiza el documento y también que lo revisa y aprueba. Se debe incluir el nombre y apellidos y datos de afiliación, así como la firma.
•  Otros datos identificativos del documento: título, número de páginas y organización de donde proviene.
• Personas que disponen de una copia del documento.
• Sello de entrada del documento en la organización.

Existen también otra clase de controles documentales que no dejan huella en el documento, como por ejemplo:

•  Mantener listados de documentos, como un control que contenga la lista de las instrucciones vigentes.
• Tomar registros varios sobre lo que se hace con la documentación, por ejemplo un listado donde se indique que cambios se han hecho al actualizar un documento.

Por otro lado, con la documentación que no son registros la norma ISO 9001:2008 requiere que la organización especifique por escrito los controles documentales específicos que se realizan.

La norma ISO 9001:2008 establece que los registros deben crearse y mantenerse para poder verificar que todas la acciones se están realizando conforme al plan previamente diseñado. En concreto, la norma especifica que todos los registros deben establecerse y mantenerse con el fin de proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos, así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad.

La ISO 9001 da mucha importancia a la documentación, estableciendo unos requisitos complejos
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Como apunte final, es importante destacar que la norma ISO 9001 indica que la extensión de la documentación puede y debe ser diferente en función de: su tamaño y actividades, la complejidad de los procesos y la competencia de las personas. Este aspecto es importante, ya que cierto volumen de documentos o ciertos métodos de gestión de documentos pueden ser adecuados para unas empresas pero no para otras.

Esto significa que la asimilación como propios de procedimientos utilizados sin un análisis previo de las necesidades, o sin el asesoramiento de una consultora especializada, puede conducir al error de aplicar unos requisitos de forma equivocada.

La Plataforma ISOTools facilita la automatización de la Norma ISO 9001

La Plataforma Tecnológica ISOTools facilita la implementación, automatización y mantenimiento de los Sistemas de Calidad, incluidos los requisitos de documentación según la última versión de la norma ISO9001.

La entrada Requisitos de la gestión de documentos según la norma ISO 9001 se publicó primero en ISOTools Colombia.

Mejora continua

La mejora continua es un proceso elemental para alcanzar la Calidad Total y la Excelencia empresarial. Este proceso de  mejora, pone el énfasis en la capacidad que tienen las empresas para evolucionar, progresar y desarrollarse de manera progresiva, obteniendo resultados eficientes y de calidad.

Uno de los objetivos de toda empresa debe ser la mejora de la calidad. Y dicho proceso tiene que hacerse a través de una continua autoevaluación.

Cuando las organizaciones prestan atención a cada una de las fases de elaboración de los productos o servicios que ofrecen, la calidad de los mismos tiende a optimizarse. Se corrigen los fallos, problemas u obstáculos sin que haya que esperar a la finalización de los procesos para poder intervenirlos.

Es cierto que las empresas de manufactura son más proclives a aplicar las herramientas de gestión de calidad, quizá, entre otras razones, por la continua necesidad de ahorrar costes  y emplear eficientemente los recursos disponibles.

Sin embargo, actualmente son muchas las organizaciones que han incorporado planes de mejora continua a su filosofía corporativa. De hecho, bastan sólo tres elementos para que un plan de estas características tenga cabida en una organización:

a) Una oportuna documentación. Se puede hablar de un plan de mejora continua cuando los miembros de una organización están al tanto de las acciones conjuntas que se llevan a cabo para la mejora de la calidad. Sin este elemento transversal, el proceso no pasará de ser un intento aislado o parcial.

b) Un sistema de medición. Los procesos, a su vez, deben ser evaluados de manera oportuna. De nada sirve poner en marcha una serie de acciones si no se establecen los indicadores de gestión que medirán los resultados obtenidos.

c) Una participación conjunta. Otra característica indispensable de los planes de mejora continua es la implicación de todas las personas, secciones o departamentos que hagan parte directa o indirectamente de una empresa. La gestión de la calidad debe ser transversal y nosólo parcial.

La mejora continua es un proceso elemental para alcanzar la Calidad Total
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Aplicación de un plan de mejora continua. ¿Por dónde empiezo?

Los planes de mejora son acciones conjuntas orientadas a optimizar los resultados de un proceso interno. Pero eso no quiere decir que cualquier acción tenga cabida en ellos. El objetivo siempre debe ser el mismo: la mejora.

Existen varias herramientas de mejora continua: Lean, Six Sigma, Kaizen, entre otros. Sin embargo, los expertos en la materia parecen haberse puesto de acuerdo en que el denominado Círculo de Deming es el que contiene los elementos básicos de cualquier proceso de mejora. Veamos cuáles son:

1. Planificación (plan):

Esta fase es la que da forma al plan de mejora. Por un lado, se establecen los objetivos a los que aspira el grupo de trabajo y se acuerdan los indicadores de medida con los que se evaluarán los resultados. Cuando el plan de mejora parta de una situación previa, la planificación también implica la identificación de problemas u obstáculos.

2. Hacer (do):

En esta etapa , o etapas,  se aplica lo establecido en el plan. Pero no de cualquier forma. Debe hacerse de manera exhaustiva y sistemática: los procesos evolucionan centrando la atención en cada una de sus fases y plazos.

3. Comprobar (check):

Una vez se han llevado a cabo las tareas de mejora propuestas, el siguiente paso es la verificación de los resultados. Si a lo largo del proceso se han introducido las mejoras oportunas y se ha hecho una evaluación de cada una de sus fases, esta etapa se reducirá a la comprobación de lo fijado en el inicio.

4. Ajustar (adjust):

Aun así, los procesos de mejora no son perfectos. En muchas ocasiones, los resultados obtenidos sacan a la luz nuevos fallos o inconvenientes que no estaban previstos. En esta etapa, los equipos de trabajo proponen soluciones o alternativas para resolver dichos fallos y, asimismo, dejan testimonio de la experiencia. 

La mejora de la calidad se expresa a través de ciclos. La intervención no significa que los procesos acaben. Por el contrario, es el detonante para retornar al primer paso del plan de mejora. O dicho de otro modo, los equipos de trabajo deben sacar provecho de la experiencia y saber aplicarla en posteriores planes de mejora.

ISOTools una herramienta para la Mejora Continua

La implementación de la herramienta tecnológica ISOTools,  favorece la mejora continua de los procesos. Esta herramienta se basa en el ciclo PHVA, permitiendo a las empresas perfeccionar los procesos y maximizar su rendimiento.

La entrada Cómo elaborar un plan de mejora continua se publicó primero en ISOTools Colombia.

Mejora continua

La mejora continua es un proceso elemental para alcanzar la Calidad Total y la Excelencia empresarial. Este proceso de  mejora, pone el énfasis en la capacidad que tienen las empresas para evolucionar, progresar y desarrollarse de manera progresiva, obteniendo resultados eficientes y de calidad.

Uno de los objetivos de toda empresa debe ser la mejora de la calidad. Y dicho proceso tiene que hacerse a través de una continua autoevaluación.

Cuando las organizaciones prestan atención a cada una de las fases de elaboración de los productos o servicios que ofrecen, la calidad de los mismos tiende a optimizarse. Se corrigen los fallos, problemas u obstáculos sin que haya que esperar a la finalización de los procesos para poder intervenirlos.

Es cierto que las empresas de manufactura son más proclives a aplicar las herramientas de gestión de calidad, quizá, entre otras razones, por la continua necesidad de ahorrar costes  y emplear eficientemente los recursos disponibles.

Sin embargo, actualmente son muchas las organizaciones que han incorporado planes de mejora continua a su filosofía corporativa. De hecho, bastan sólo tres elementos para que un plan de estas características tenga cabida en una organización:

a) Una oportuna documentación. Se puede hablar de un plan de mejora continua cuando los miembros de una organización están al tanto de las acciones conjuntas que se llevan a cabo para la mejora de la calidad. Sin este elemento transversal, el proceso no pasará de ser un intento aislado o parcial.

b) Un sistema de medición. Los procesos, a su vez, deben ser evaluados de manera oportuna. De nada sirve poner en marcha una serie de acciones si no se establecen los indicadores de gestión que medirán los resultados obtenidos.

c) Una participación conjunta. Otra característica indispensable de los planes de mejora continua es la implicación de todas las personas, secciones o departamentos que hagan parte directa o indirectamente de una empresa. La gestión de la calidad debe ser transversal y nosólo parcial.

La mejora continua es un proceso elemental para alcanzar la Calidad Total
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Aplicación de un plan de mejora continua. ¿Por dónde empiezo?

Los planes de mejora son acciones conjuntas orientadas a optimizar los resultados de un proceso interno. Pero eso no quiere decir que cualquier acción tenga cabida en ellos. El objetivo siempre debe ser el mismo: la mejora.

Existen varias herramientas de mejora continua: Lean, Six Sigma, Kaizen, entre otros. Sin embargo, los expertos en la materia parecen haberse puesto de acuerdo en que el denominado Círculo de Deming es el que contiene los elementos básicos de cualquier proceso de mejora. Veamos cuáles son:

1. Planificación (plan):

Esta fase es la que da forma al plan de mejora. Por un lado, se establecen los objetivos a los que aspira el grupo de trabajo y se acuerdan los indicadores de medida con los que se evaluarán los resultados. Cuando el plan de mejora parta de una situación previa, la planificación también implica la identificación de problemas u obstáculos.

2. Hacer (do):

En esta etapa , o etapas,  se aplica lo establecido en el plan. Pero no de cualquier forma. Debe hacerse de manera exhaustiva y sistemática: los procesos evolucionan centrando la atención en cada una de sus fases y plazos.

3. Comprobar (check):

Una vez se han llevado a cabo las tareas de mejora propuestas, el siguiente paso es la verificación de los resultados. Si a lo largo del proceso se han introducido las mejoras oportunas y se ha hecho una evaluación de cada una de sus fases, esta etapa se reducirá a la comprobación de lo fijado en el inicio.

4. Ajustar (adjust):

Aun así, los procesos de mejora no son perfectos. En muchas ocasiones, los resultados obtenidos sacan a la luz nuevos fallos o inconvenientes que no estaban previstos. En esta etapa, los equipos de trabajo proponen soluciones o alternativas para resolver dichos fallos y, asimismo, dejan testimonio de la experiencia. 

La mejora de la calidad se expresa a través de ciclos. La intervención no significa que los procesos acaben. Por el contrario, es el detonante para retornar al primer paso del plan de mejora. O dicho de otro modo, los equipos de trabajo deben sacar provecho de la experiencia y saber aplicarla en posteriores planes de mejora.

ISOTools una herramienta para la Mejora Continua

La implementación de la herramienta tecnológica ISOTools,  favorece la mejora continua de los procesos. Esta herramienta se basa en el ciclo PHVA, permitiendo a las empresas perfeccionar los procesos y maximizar su rendimiento.

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Alcanzar el éxito empresarial en un mercado cambiante y competitivo como el actual, no es una tarea sencilla. Este éxito dependerá de tus habilidades para seleccionar las estrategias más eficaces que te ayuden a diferenciarte de tus competidores y satisfacer las necesidades y los gustos de tus clientes.

Una de las estrategias más eficaces para conseguir tus propósitos empresariales es implantar en tu organización un modelo de gestión de calidad fundamentado en un enfoque basado en procesos, que te ayude a satisfacer a tus clientes, potenciar el valor de tu empresa y mejorar de manera continua, hasta llegar a la Excelencia.

El enfoque basado en procesos es considerado como la perspectiva más eficaz para alcanzar la Calidad Total y la Excelencia, tanto por los estándares de calidad ISO como por el resto de modelos de Calidad Total

El enfoque basado en procesos es la perspectiva más eficaz para la calidad total
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Con el fin de aclarar el significado y la importancia del “enfoque basado en procesos”, y de mostrarte las claves para que puedas implantarlo de forma eficaz en tu empresa, hemos redactado el ebook “La adopción de un enfoque basado en procesos. Clave en el camino hacia el éxito”.

¿Qué encontrarás en este ebook?

El ebook se estructura en un total de siete capítulos cortos, a través de los que se explican algunas de las claves para adoptar un enfoque basado en procesos de manera exitosa:

1. A lo largo del primer apartado “Por qué adoptar un enfoque de gestión basado en procesos”, se hace hincapié en el significado de este concepto y en las múltiples ventajas de las que se puede beneficiar tu empresa tras la adopción de este enfoque.
2. En el segundo capítulo, “El camino hacia la gestión por procesos. Cómo implementarlo”, los autores definen algunos de los requisitos fundamentales para que la implementación de este enfoque, en la organización, sea eficaz. Destacan como una condición imprescindible el apoyo y esfuerzo de los altos cargo y directivos, pero también la necesidad de establecer hoja de ruta que oriente el camino. Además, en este mismo capítulo, se describen las fases necesarias para adoptar un enfoque basado en procesos, de manera eficaz.
3. La tercera sección del libro, titulada “Qué es BPM  y cómo me ayuda en mi empresa” aclara en qué consiste el modelo BPM (Business Project Management) y los beneficios que este modelo puede aportarle a tu organización, y las condiciones necesarias para que el BPM sea realmente eficaz.
4. El cuarto apartado, que lleva por título “Cómo gestionar riesgos y oportunidades dentro de la gestión por procesos”, destaca la importancia de una adecuada gestión de riesgos, como base para el éxito de la gestión por procesos. En él se describen, además,  las fases necesarias para una eficaz gestión de riesgos: identificar los riesgos, analizarlos y administrarlos.
5. El ebook no se olvida de  “La importancia de la gestión del cambio a la hora de adoptar un modelo basado en procesos”, a la que le dedica su quinto apartado. Vivimos en una sociedad en constante evolución, cambian los gustos, las necesidades, las tecnologías, etc., por eso, hoy día la gestión eficaz del cambio es fundamental para el éxito empresarial. Todas aquellas empresas que dispongan estrategias eficaces para promover el cambio y sean capaces de adaptarse de forma rápida y eficaz, les será más fácil adoptar un modelo de gestión basado en procesos.
6. El penúltimo capítulo del libro digital hace referencia a las herramientas tecnológicas diseñadas para contribuir a una mejor y más eficaz implantación de este enfoque en las organizaciones. Este séptimo apartado lleva por título “El papel de la tecnología en un enfoque de gestión por procesos” y en él, el lector podrá descubrir las múltiples ventajas de utilizar el software BPM para apoyar las tareas en la gestión por procesos.
7. A lo largo del  último capítulo del ebook, que lleva como título “Vitacura, un caso de éxito en la gestión por procesos” se describe la exitosa experiencia de la municipalidad de Vitácura, en Santiago de Chile, tras adoptar un sistema de gestión de calidad basado en procesos, apoyado por una eficaz herramienta tecnológica, que facilitó el proceso de gestión.

La lectura de este breve ebook “La adopción de un enfoque basado en procesos. Clave en el camino hacia el éxito”,  te aportará las bases necesarias para adoptar en tu propia organización un eficaz sistema de calidad basado en la gestión por procesos.

La entrada Resumen del Ebook “La adopción de un enfoque basado en procesos” se publicó primero en ISOTools Colombia.

Ciclo PHVA: una herramienta de gestión plenamente vigente

En la actualidad, las empresas tienen que enfrentarse a un nivel tan alto de competencia que para poder crecer y desarrollarse, y a veces incluso para lograr su propia supervivencia, han de mejorar continuamente, evolucionar y renovarse de forma fluida y constante. El ciclo PHVA de mejora continua es una herramienta de gestión presentada en los años 50 por el estadístico estadounidense Edward Deming.

Tras varias décadas de uso, este sistema o método de gestión de calidad se encuentra plenamente vigente (ha sido adoptado recientemente por la familia de normas ISO) por su comprobada eficacia para: reducir costos, optimizar la productividad, ganar cuota de mercado e incrementar la rentabilidad de las organizaciones. Logrando, además, el mantenimiento de todos estos beneficios de una manera continua, progresiva y constante.

Las fases del ciclo PHVA

Las siglas del ciclo o fórmula PHVA forman un acrónimo compuesto por las iniciales de las palabras Planificar, Hacer Verificar y Actuar. Cada uno de estos 4 conceptos corresponde a una fase o etapa del ciclo:

• Planificar: En la etapa de planificación se establecen objetivos y se identifican los procesos necesarios para lograr unos determinados resultados de acuerdo a las políticas de la organización. En esta etapa se determinan también los parámetros de medición que se van a utilizar para controlar y seguir el proceso.
• Hacer: Consiste en la implementación de los cambios o acciones necesarias para lograr las mejoras planteadas. Con el objeto de ganar en eficacia y poder corregir fácilmente posibles errores en la ejecución, normalmente se desarrolla un plan piloto a modo de prueba o testeo.
• Verificar:  Una vez se ha puesto en marcha el plan de mejoras, se establece un periodo de prueba para medir y valorar la efectividad de los cambios. Se trata de una fase de regulación y ajuste.
• Actuar:  Realizadas las mediciones, en el caso de que los resultados no se ajusten a las expectativas y objetivos predefinidos, se realizan las correcciones y modificaciones necesarias. Por otro lado, se toman las decisiones y acciones pertinentes para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos.

Un ciclo sin fin

La principal característica de un ciclo PHVA es que no tiene un punto y final en el momento en que se obtenga un determinado resultado, sino que se crea una rueda continua en la que el ciclo se reinicia una y otra vez de manera periódica, generando de esta forma un proceso de mejora continua. Cada ciclo terminado, además de para conseguir mejoras hasta un cierto nivel en un determinado circuito o área de la empresa, debe servir también como fuente de aprendizaje para mejorar en cada paso y aprender de los errores. Esto significa que siempre se debe buscar la optimización de las acciones por medio del análisis de: indicadores, logros obtenidos y programas de mejora ya implementados.

Ventajas y desventajas del ciclo PHVA

Las principales ventajas para las organizaciones de esta herramienta de gestión son:

• Por lo general, se consiguen mejoras en el corto plazo y resultados visibles.
• Se reducen los costos de fabricación de productos y prestación de servicios.
• Es un sistema que favorece una cuestión hoy en día vital para todas las empresas: incrementar la productividad y enfocar a la organización hacia la competitividad.
• Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.
• Permite detectar y eliminar procesos repetitivos.

Entre sus puntos débiles encontramos:

• Cuando el mejoramiento se concentra en un área específica de la organización, se puede perder la perspectiva de interdependencia que existe entre los distintos departamentos y áreas de las organizaciones.
• Requiere de cambios importantes en toda la organización, lo que puede acarrear inversiones importantes en infraestructuras o recursos humanos.

Es importante subrayar y no perder nunca de vista que la mejora continua consiste en desarrollar ciclos de mejora a todos los niveles de manera periódica, sin que la consecución de un determinado objetivo suponga el fin de proceso, sino más bien un desafío para seguir mejorando y lograr la excelencia. En esto consiste su verdadera esencia y filosofía.

ISOTools ofrece soluciones de mejora Continua

La plataforma tecnológica software ISOTools en todas sus variedades está basada en el ciclo de mejora continua, de manera que permite el avance hacia la excelencia. De este modo, ISOTools ayuda a las organizaciones a alcanzar su máximo potencial y rendimiento.

La entrada ¿En qué consiste el ciclo PHVA de mejora continua? se publicó primero en ISOTools Colombia.

Gestión por procesos

La planificación, depuración y control de los procesos de trabajo, lo que se conoce como gestión por procesos constituye una óptima estrategia de mejora de la calidad, puesto que sirve para aumentar el rendimiento y la capacidad de las organizaciones. Por otro lado, la gestión de procesos permite indagar de forma regular sobre la calidad que percibe el cliente y las posibilidades de mejorar el servicio que recibe.

La calidad percibida por el cliente está directamente relacionada por la forma en que la organización realiza todas sus actividades: contratación, mantenimiento, control del servicio, gestión de la documentación, formación del personal, etc. Por este motivo, un enfoque de la gestión de calidad dirigida a los procesos es toda una garantía de eficiencia y consecución de rápidos y óptimos resultados en los indicadores de calidad.

La implantación de la gestión de procesos se ha revelado como una de las herramientas de mejora de la gestión, y por lo tanto de la calidad, más efectivas y válidas para todo tipo de negocios, empresas, compañías y organizaciones.

Todas las actividades de las empresas, desde la planificación del circuito de compras hasta la forma de gestionar una reclamación, pueden considerarse como procesos. Por lo tanto, para que una empresa pueda operar de manera eficaz es necesario que identifique y gestione numerosos procesos interrelacionados entre sí, de manera que dichos procesos se ayuden mutuamente y, en la medida de lo posible, la finalización de cada uno de ellos aporte valor añadido al siguiente.

La adopción de la ISO 9001 supone una base metodológica de gran consistencia para la implantación de un enfoque basado en la gestión por procesos que ayude a mejorar la calidad de las organizaciones. Según dicha norma, para la consecución de mejores resultados es necesario cumplir escrupulosamente los requisitos de los clientes en cada momento, planificar los conceptos de manera que aporten valor e incidir en el control y medición objetiva de los resultados.

Otras de las ventajas de obtener un certificado de la norma ISO 9001 son: tener la posibilidad de avanzar hacia otras certificaciones (gestión del medio ambiente, seguridad o responsabilidad social), cumplir con los requisitos de muchos clientes que cada vez demandan más proveedores certificados, aumentar las posibilidades de incrementar ventas en el conjunto de países de la Unión Europea, mejorar los sistemas de calidad propios y, en general, generar una mayor confianza entre proveedores y clientes.

Pasos a seguir para mejorar los procesos

Una estrategia práctica y útil para lograr una optimización de la gestión de procesos que ayude a mejorar la calidad estaría compuesta de las diversas etapas o fases:

1) Constituir un equipo de trabajo

La misión de este grupo de profesionales es analizar objetivos y proponer actividades y medidas para alcanzarlos, por lo que debe estar formado por personas suficientemente capacitadas.

2) Elaborar un mapa de procesos

Consiste en una representación gráfica de los procesos, tras un trabajo previo de identificación y clasificación en tres grandes grupos: procesos clave, estratégicos y de soporte. Esta tarea es especialmente útil para comprender la interrelación e interactuación de los distintos procesos.

3) Determinar los factores clave para la empresa

Una vez identificados los procesos y representados gráficamente, el siguiente paso es determinar los errores o áreas de mejora y, en general, todos aquellos factores que restan eficacia a la organización, provocan retrasos o falta de fluidez en los circuitos e incidiendo negativamente en el servicio ofrecido al cliente.

4) Establecer un panel de indicadores

Antes de implantar las mejoras necesarias, es importante seleccionar los indicadores (aumento de las ventas, encuestas de satisfacción, tiempos de fabricación de productos…) que vamos a utilizar para corroborar y demostrar de manera objetiva los resultados obtenidos.

5) Iniciar el ciclo de mejora

En función del análisis realizado, las representaciones gráficas, los indicadores seleccionados y los factores clave se deben determinar e implantar una serie de acciones de mejora concretas, con unas fechas determinadas y revisables cada cierto tiempo, con el fin de entrar en un circuito de mejora continua.

Con la adopción de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos, las organizaciones tienen la gran oportunidad de demostrar su capacidad para proporcionar tanto productos como servicios que satisfagan los requisitos de los clientes y los reglamentos aplicables.

La plataforma ISOTools facilita la aplicación de la gestión por procesos

Si el objetivo de su empresa es implantar una modelo de gestión por procesos que la conduzca hacia la excelencia, ISOTools le ofrece una eficaz solución mediante su avanzada plataforma tecnológica. Puede ampliar información en el siguiente enlace: https://isotools.org/soluciones/procesos/gestion-por-procesos/

La entrada La gestión de procesos como estrategia de mejora de la calidad se publicó primero en ISOTools Colombia.

El equipo directivo internacional de ISOTools Excellence se reunirá durante los días 18,19 y 20 de febrero en Colombia para presentar su proyecto Kick-Off “Resultados Excelentes 2015”.    

Los Kick-Offs son eventos organizados por las empresas para incentivar las relaciones profesionales con sus trabajadores o entre socios corporativos. El kick- off de ISOTools de este año tiene como objetivo presentar el ejercicio económico del 2014 y las novedades que se desarrollarán durante este 2015.

En este evento se reunirán los directivos de las distintas filiales locales de la compañía en el mundo: Chile, Colombia, Perú, México, Brasil, Argentina, Uruguay, Ecuador, Bolivia, Portugal, Costa Rica y Panamá.

En este meeting se van a abordar los siguientes temas:

• Presentación de los resultados 2014

El pasado año, ISOTools Excellence cerró 2014 con un crecimiento  de sus resultados económicos del 25 por ciento gracias a su constante innovación y a la labor y el compromiso del equipo humano con sus clientes. ISOTools continúa trabajando por mejorar y ayudar a las organizaciones comprometidas con la excelencia aportándoles soluciones de innovación para optimizar la gestión de sus procesos y estrategia.

• Roadmap 2015

Para este año 2015, ISOTools Excellence sigue apostando por la innovación y la mejora continua. En relación a ello, se darán a conocer los avances en la nueva versión del Software ISOTools, el cual ya está totalmente actualizado para dar cumplimiento a cada uno de los requisitos de la Futura ISO 9001:2015.

• Presentación de “ISOTools Strategy Intelligence”, la novedosa herramienta de innovación tecnológica para la Ejecución Estratégica

Ante la dificultad de implantar y desplegar eficazmente un Sistema de Gestión Estratégica en las empresas,  se presentará ISOTools Strategy Intelligence, una novedosa herramienta de innovación tecnológica que simplifica, agiliza y optimiza la Ejecución Estratégica de las organizaciones siempre usando como base Strategy Excellence Model (SEM).

Este modelo está formado por 6 etapas:

- Enfoque Estratégico: se establece a través de un amplio despliegue de herramientas de análisis, las cuales se encargan de aportar claridad y consistencia a los objetivos de la empresa. El proceso para el desarrollo de la estrategia se forma con la definición de lo que queremos conseguir, la forma en que vamos a conseguirlo y lo que vamos a obtener de ello. Esto quiere decir que es necesario establecer la misión, visión y valores de la organización y su contexto.

- Planificar y organizar la estrategia: En esta segunda fase la organización deberá hacer una planificación y organización de la estrategia empresarial empleando mapas estratégicos y hojas de ruta.

- Alineación y despliegue de la organización: Se realizará desdoblando los mapas estratégicos y los BSC relacionados a todas las unidades organizacionales. La alineación de los empleados se realiza mediante un proceso de comunicación formal y relacionando los objetivos personales y los incentivos de los empleados con los objetivos estratégicos. El proceso de alineamiento crea sinergias y unidad en toda la organización. Es clave el rol corporativo y la conexión entre las estrategias de las unidades de negocio y de servicio.

- Vincular y adaptar los procesos: Es la cuarta etapa del modelo, en ella se identifica las necesidades de la organización para relacionar y adaptar los procesos adecuadamente

- Control y aprendizaje de los problemas, las barreras y los desafíos. Este proceso integra la información sobre las operaciones y la estrategia a una estructura de reuniones periódicas de revisión y control.  Presentar el mapa estratégico y realizar una visión general de la estrategia de la empresa. Revisión de los objetivos estratégicos, indicadores e iniciativas que impactan a los mismos para la toma de decisiones.

- Analizar y adaptar, a través de datos operacionales internos y nuevos datos externos del entorno y la competencia, generando de este modo un nuevo ciclo integrado de planificación de la estrategia y ejecución operacional. Esta fase permite adaptar la estrategia a los cambios del entorno y comenzar de nuevo el modelo.

• Presentación de los resultados de la aplicación ISOTools Mobile

Esta aplicación creada por ISOTools pretende facilitar el trabajo de los auditores de los sistemas de gestión en terreno.  El dispositivo IOS o Android permite acceder, en todo momento, a una check list desde la cual se inspeccionan una serie de elementos durante la ejecución de una auditoría además de ayudar a los auditores a examinar detalladamente todos aquellos elementos que tengan que controlar.

Asimismo, ISOTools Mobile envía al responsable encargado de la evaluación un informe de reporte, estadísticas y tiempo dedicado sobre el desarrollo de la gestión de la auditoría. Cuenta también con un apartado inteligente de sistemas de alerta que avisa al responsable sobre las no conformidades de la auditoría y ofrece distintas propuestas de acciones correctivas.

• Apertura de una nueva filial ISOTools USA

ISOTools Excellence, con presencia a nivel mundial y siempre bajo el desafío de aportar apoyo local a sus clientes, comienza el año con una nueva filial local en Estados Unidos, ISOTools USA.

• Novedades del proyecto 123 aprende.com 

123 aprende es un nuevo proyecto de ISOTools que va dirigido, sobre todo, a directivos y auditores en Sistemas de Gestión. Esta iniciativa global de capacitación está respaldada y promovida por la Escuela Europea de Excelencia, organismo acreditado por el Servicio Nacional de Capacitación y Empleo (SENCE) del Ministerio de Trabajo y Previsión Social del Gobierno de Chile.

Durante este 2014 se han celebrado interesantes cursos sobre la norma ISO 9001 que han tenido una gran aceptación entre los participantes.

Para terminar, durante este Kick-Off “Resultados Excelentes 2015” se tratarán también las novedades y avances de las filiales locales de la compañía como la consolidación en el mercado como líder en soluciones corporativas móviles en Chile; el fuerte crecimiento en el sector público y privado en Perú o el posicionamiento TOP como una de las mejores alternativas a la fuerte competencia en software para la Gestión de la Calidad en Colombia.

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Acreditación en Salud

En artículos anteriores hemos hecho referencia a que la Acreditación en Salud es un proceso voluntario para lograr mejoras en la atención de los usuarios de las organizaciones de salud. En definitiva se trata de un medio para asistir mejor a los usuarios.

A través de la acreditación en salud, se proporciona una atención de excelencia en el sector salud, se consigue disminuir los riesgos, se refuerza la cultura de la seguridad y se asegura el cumplimiento de todos los requerimientos establecidos.

Durante el proceso de acreditación, el personal de la organización se involucra en el  proceso, requiere del uso de métodos estadísticos y otros instrumentos y presta especial atención en el usuario.

La Acreditación en Salud funciona como una herramienta de mejoramiento continuo que además incorpora otras materias como la responsabilidad social empresarial o la prevención del riesgo.

Las organizaciones que comienzan el proceso de acreditación asumen un reto importante, tienen la responsabilidad de modificar todos los aspectos que no cumplan los requerimientos definidos para obtener la acreditación en salud. Alguno de los cambios deben realizarse en su cultura organizacional, en sus actividades…

Las instituciones de salud no podrán someterse a la evaluación externa sino están seguras de que han realizado todas las modificaciones oportunas para superar con éxito dicha evaluación. Asimismo, los evaluadores serán en todo momento profesionales con una posición neutral que asegure la transparencia y seriedad del proceso de acreditación.

Tras las visitas de los evaluadores, las organizaciones se responsabilizan de incluir gradualmente en el sistema exigencias, para alcanzar el mejoramiento continuo y dar solución a todas las oportunidades de mejora que le han sido propuestas. Por lo tanto se pretende continuar con el sistema durante los próximos años.

Hay que ser conscientes de que la acreditación en salud es de carácter global, por lo que aquellas organizaciones que cuenten con otras seden deben prepararlas de igual forma y al mismo tiempo para recibir la visita.

Todas las organizaciones que se han presentado para la Acreditación en Salud, tienen la obligación de demostrar que han recibido la visita y están dotadas del certificado de habilitación que proporciona el ente territorial.

Gracias a que laboratorios clínicos, centros de imágenes diagnósticas, centros de rehabilitación y centros de atención ambulatoria tienen la posibilidad de obtener la acreditación en salud, el mejoramiento de la calidad de los servicios de salud se incrementa.

La Acreditación en Salud actúa como una herramienta que ofrece solución a los problemas de calidad que puedan darse en las organizaciones. Al tratarse de un proceso voluntario de mejoramiento de la calidad, las instituciones demuestran su interés en suministrar servicios de salud a todas las personas.

ISOTools pone a su disposición, a través de su plataforma tecnológica, las directrices necesarias para la implantación, el mantenimiento y evaluación del modelo de Acreditación en Salud.

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