Aunque las organizaciones disponen de normativas como OHSAS 18001, destinadas a preservar la salud y la seguridad en el lugar de trabajo, no siempre es posible eliminar totalmente la probabilidad de ocurrencia de un accidente, por ello, es necesario probar el plan de respuesta a emergencias.

OHSAS 18001 cuenta con un plan B, para esta contingencia. Se trata de un apartado que establece un procedimiento de respuesta ante situaciones de emergencia. Probar el plan de respuesta a emergencias, se convierte entonces más que en una prioridad, en una obligación.

¿Cómo probar el plan de respuesta a emergencias en la organización?

El plan de respuesta a emergencias debe probarse periódicamente. La periodicidad dependerá del número de personas afectadas, las condiciones geográficas del lugar de trabajo, y las amenazas potenciales a la salud y la seguridad de los ocupantes del lugar de trabajo.

El plan de respuesta a emergencia en la organización debe tener en cuenta aspectos básicos para garantizar su funcionamiento, incluyendo:

• Tener una idea clara de las amenazas potenciales, así como la vulnerabilidad de los empleados de la organización, los riesgos naturales, riesgos potenciales de accidentes industriales, amenazas tecnológicas e incluso el potencial de emergencias epidemiológicas.
• El reconocimiento del ciclo de gestión de emergencias, en las etapas anteriores y posteriores a la ocurrencia del incidente.
• Las posibilidades de minimizar los riesgos y la preparación de los cuerpos de socorro, rehabilitación y restablecimiento de las condiciones seguras de operación después del accidente.
• Contar con una estructura de atención en salud inmediata en el contexto del plan de respuesta.

Evaluación y puesta a prueba del plan de respuesta

El plan de respuesta a emergencias en la organización, aunque se prepara teniendo en cuenta todos los riesgos, no es operativo hasta que no ha sido sometido a una prueba. No es necesario esperar a que ocurra un siniestro para obtener una prueba confiable. Antes de ese momento, la organización debe evaluar y actualizar el plan mediante la puesta en práctica de simulacros.

Estos ejercicios de simulación, son herramientas útiles para familiarizar al personal con el contenido del plan, las normas del sistema de seguridad y las responsabilidades de equipos específicos como el de salud, dentro de un escenario ficticio, pero aproximado a la realidad.  El ejercicio permitirá observar el desempeño en las funciones asignadas e identificar vacíos en el plan de respuesta.

Beneficios de probar el plan de respuesta a emergencias en la organización

OHSAS 18001 será la primera beneficiada. Los resultados de las evaluaciones periódicas del plan contribuirán en forma definitiva al perfeccionamiento de la norma. Pero son otros los beneficios que podemos obtener de estas pruebas:

• Minimizar los riesgos futuros

Las pruebas periódicas del plan, permitirán a los empleados desarrollar habilidades que les permitan, en el ejercicio de sus labores diarias, identificar y encender la alarma acerca de un peligro inminente. Se trata de un cambio en la cultura del empleado que fomenta la conciencia sobre la identificación de los riesgos.

• Da valor a la participación de los empleados

Sin duda, los empleados son protagonistas en las etapas anteriores a la prueba, pero también durante y después de ella. Después de todo, es gracias a sus experiencias cotidianas que es posible construir pruebas confiables y de gran valor para el éxito del plan de respuesta a emergencias.

• Reducción de la prima de seguro

Es una prestación económica colateral que se deriva de la practica rutinaria de pruebas al plan de respuesta. Por supuesto, las compañías de seguros valoran altamente todos los esfuerzos que hagan las organizaciones por tratar de identificar y prevenir riesgos.

• Mejora de los procesos

Las pruebas del plan de respuesta, son una oportunidad para corregir errores en procesos de planificación, y en procedimientos de atención de emergencias.

Probar el plan de respuesta a emergencias en la organización, garantiza que el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo funcione y mejore continuamente. Por ello, la organización y la alta dirección deben preocuparse de la planificación, el detalle y la correcta evaluación de esta actividad, que, sin duda, se traduce en un beneficio para todos.

Software ISOTools Excellence

La herramienta software ISOTools Excellence ayuda a las organizaciones a automatizar e implementar de forma eficiente su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo incorporando funcionalidades especialmente diseñadas para un mejor control de los procesos y de la administración de riesgos en una única plataforma.

Si tiene alguna duda sobre ómoel software ISOTools Excellence puede ayudarle a optimizar su SG-SST no dude en solicitar que uno de nuestros consultores expertos le contacte.

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Integración de Sistemas de Gestión

Los Sistemas de Gestión Integrados (SIG) permiten gestionar de forma unificada distintos sistemas de gestión bien de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional, Seguridad de la Información, etc. La gestión integrada permite a las organizaciones realizar la gestión como una única unidad y optimizar los recursos destinados y sus Sistemas de Gestión compartiendo objetivos, procesos y documentación.

En artículos anteriores hemos revisado las ventajas de la gestión integrada de sistemas para la organización como la reducción de tiempos y costes, la reducción de la documentación a gestionar, la optimización de los recursos evitando duplicidades, etc.

En este artículo vamos a revisar cuáles son, además, las ventajas de integrar sistemas de gestión a través de un software.

Ventajas de integrar Sistemas de Gestión a través de un Software

Cuando además de integrar sus Sistemas de Gestión, las organizaciones apuestan por aprovechar la tecnología existente para integrar Sistemas de Gestión a través de un software consiguen mejorar sus resultados y evitar los problemas frecuentes que enfrentan las organizaciones al integrar Sistemas de Gestión.

Herramientas software como ISOTools Excellence ayudan a las organizaciones a resolver los problemas concretos de cada organización e incluye funcionalidades específicas para facilitar, agilizar y optimizar la gestión de Sistemas Integrados.

ISOTools es parametrizable, fácil de usar, seguro, fiable, accesible y multidispositivo, incluye una funcionalidad completa y facilita la toma de decisiones.

Si estás pensando en integrar sistemas de gestión a través de un software, estas son algunas de las ventajas que obtendrá tu organización:

• Políticas y objetivos alineados. Integrar sistemas de gestión a través de un software permite a las organizaciones alinear sus criterios de gestión, que éstos sean compatibles y realizar la gestión en una única plataforma de forma centralizada.
• Se simplifica la estructura organizativa. Se simplifica la gestión de la documentación, de los procesos y la asignación de tareas y responsabilidades.
• Se agiliza la ejecución. Se reducen los esfuerzos necesarios para implementar los sistemas de gestión, desde la formación requerida para los empleados hasta el trabajo administrativo requerido en la gestión y mantenimiento.
• Mantenimiento del sistema optimizado. Al eliminar duplicidades de tareas, documentos y procesos, la gestión y seguimiento del Sistema de Gestión Integrado es más eficiente y se reducen los costes.
• Se optimizan los recursos disponibles. Una herramienta software como ISOTools Excellence, incluyen funcionalidades para gestionar los procesos (Mapa de Procesos), la documentación (Gestor Documental), Gestión de Auditorías, Gestión de Riesgos y Hallazgos, Gestión de Indicadores y aplicaciones específicas de acuerdo a cada sistema de gestión integrado como aplicaciones para gestionar Aspectos Ambientales, Recursos Humanos, Equipos de Protección Personal, etc. De esta forma, la información y la gestión está centralizada, se puede consultar en tiempo real y permite tomar decisiones más acertadas.
• Mejora de la comunicación interna y con los clientes. Se refuerza la comunicación, los miembros de la organización implicados en la gestión del Sistema Integrado están mejor informados y conectados, cuentan siempre con información actualizada, su trabajo se ve agilizado y mejora su productividad. Además, es posible gestionar la satisfacción de los clientes y mejorar su percepción transmitiendo una mayor confianza.
• Parametrización y adaptación a las necesidades de cada organización. Integrar sistemas de gestión a través de un software también permite adaptar la herramienta a las necesidades concretas de cada organización. En nuestro caso, nuestro equipo de consultores expertos acompaña desde el principio todo el proceso de implantación de la nueva herramienta.
• No requiere la instalación en equipos y es fácil de usar. El proyecto de implementación se entrega llave en mano para que los usuarios puedan comenzar a trabajar con ISOTools desde el primer momento. Además, la herramienta es intuitiva y fácil de usar.
• Accesible y multi-dispositivo. Es posible acceder a la información desde cualquier lugar con acceso a Internet y desde cualquier dispositivo.
• Es seguro. La herramienta cumple con estrictos niveles y protocolos de seguridad que garantizan que la seguridad, integridad y confidencialidad de la información.

10 Ventajas de integrar Sistemas de Gestión a través de un software #SIG
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Caso de éxito de Automatización de Sistema Integrados

Puedes conocer el caso de éxito de InterOil Colombia E&P en el siguiente enlace, donde detallamos los problemas que impulsaron a esta compañía colombiana a automatizar su Sistema de Gestión Integrado y cómo la plataforma tecnológica ISOTools Excelence les permitió superarlos:

• Caso de éxito InterOil Colombia E&P – Integración ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 – Sector Hidrocarburos

Habla con uno de nuestro consultores expertos con más de 15 años de experiencia y te ayudaremos a optimizar la gestión de tu Sistema Integrado y conseguir resultados excelentes.

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Es un hecho que para las organizaciones, los Sistemas de Gestión Integrados garantizan multitud de ventajas como consecuencia del surgimiento de sinergias entre los diferentes sistemas. Por el contrario, en cuanto a los inconvenientes originados de esta integración, no existen muchos comentarios al respecto.

Algunos autores, en textos sobre los SIG hacen referencia a una serie de ventajas como:

• Mejora del desarrollo.
• Progreso operativo.
• Mejora en los métodos internos empleados para la gestión.
• Incremento de la motivación de los empleados.
• Disminución del número e incremento de la coordinación de auditorías.
• Mejora la satisfacción de los clientes, aportando a la empresa un valor añadido en el mercado y en la sociedad.
• Disminución de costos.
• Etc.

Estos, han prestado especial atención a aquellas ventajas relacionadas con la disminución de documentación y burocracia, costos asociados a las auditorías internas y a las de certificación y sobre todo a la optimización de recursos.

Aunque la integración de sistemas de gestión ofrece ventajas para la organización, también existen importantes inconvenientes durante el desarrollo del proceso. Por ello, se precisa entender, analizar y hacer frente a estos inconvenientes con la finalidad de lograr los objetivos y metas establecidos tras finalizar la integración.

En muchos casos, la integración de sistemas conlleva un incremento de la rigidez del nuevo sistema constituido si lo comparamos con los originales.  Los autores creen que lo mencionado anteriormente, es uno de los principales inconvenientes y resulta extraño que se haya hablado muy poco sobre ello en la literatura.

No obstante, es imposible olvidarse de que el propio diseño del Sistema de Gestión Integrado en concreto puede suponer un problema. Que la implantación de este SIG no sea un éxito, puede derivarse directamente de la resistencia al cambio de los componentes de la organización, ya que la mayoría de los integrantes apuesten por el desarrollo de los sistemas por separado.

Además ciertos directivos tienen poca motivación, ya que ven la integración de sistemas como  una pérdida de poder ante otros trabajadores. También se produce una ausencia de alineación entre las actividades integradoras debido a la falta de competencias organizativas, instrumentos de gestión o metodologías de integración.

En definitiva, la ausencia de implicación y apoyo de la alta dirección al mismo tiempo que la oposición de los operarios son dos motivos importantes por los que la integración de estos sistemas puede fallar.

En un proyecto de integración se producen constantemente duplicidades, requisitos documentales y otros requerimientos que se deben resolver de tal manera que no solo integre sistemas de gestión, sino que incluya a todas las áreas funcionales.

Hay poca literatura sobre SIG, podemos destacar que ISO publicó un documento sobre el tema en el año 2008. Este hecho es notable, ya que ISO es la organización responsable de publicar los estándares en los cuales se basa los sistemas de gestión integrados.

El concepto de sistema integrado de gestión, hoy día sigue siendo elemento de discusión. Esto ha conllevado a entender la integración de estos sistemas como un pensamiento progresivo con el que se pueden conseguir diversos niveles de integración. Según algunos estudios se establecen los siguientes niveles de integración:

• Integración de la estructura documental:

Las organizaciones con un sistema de gestión integrado debe de tener toda la documentación integrada, aunque no existe una normativa para los SIG, estas organizaciones deben:

-          Crear todos los procedimientos posibles por escrito para las funciones técnicas involucradas en el sistema de gestión integrado y para gestionar cualquier otro aspecto específico del sistema, reduciendo cualquier documento relativo a procedimientos que solo proporcionan cobertura a una función técnica.

-          Saber que el sistema de calidad implica mayor elaboración de procedimientos individuales y que los sistemas de medio ambiente y seguridad y salud laboral poseen más aspectos de carácter integrador en lo referido a documentos.

Ante esto, las organizaciones deben ser conocedoras que la integración simultánea permite desarrollar una estructura documental menos compleja y un mayor nivel de integración en comparación con aquellas empresas que han utilizado una integración progresiva.

Del mismo modo, las empresas que utilizaron la metodología basada en los principios TQM, también lograron que la estructura documental fuera más simple que si la hubiesen realizado según los estándares. Para terminar, destacamos que en estos estudios se determinó que aquellas que emplearon ambas metodologías, obtuvieron una estructura documental carácter mucho más complejo.

• Integración del mapa de procesos:

Para lograr el éxito del SIG, no basta solamente con tener una estructura documental integrada. Se requiere que la organización adquiera el compromiso y la integración también se desarrolle a nivel operativo.

En este sentido, se presta atención a tres elementos que permiten minimizar la complejidad del proceso:

-          Integración de los procesos de soporte.

-          Integración de los procesos estratégicos.

-          Integración de los procesos implicados en auditorias.

Investigaciones realizadas sobre organizaciones han dictaminado que en la mayoría de los casos se obtuvo una integración total sobre los procesos de soporte, con esto se determina que existe una tendencia a integrar aquellos procesos vinculados con los recursos de la empresa y las mediciones. Lo contrario ocurre con los procesos relacionados con la planificación y la toma de decisiones.

• Integración de la estructura organizativa:

La tendencia  respecto a este nivel es la integración de responsabilidades mediante un solo responsable. La integración de los departamentos es un tema aun por mejorar, pero hay casos en los que la integración la desarrolla un responsable desde un único departamento.

Sistemas de Gestión Integrados

Para aquellas organizaciones interesadas en los Sistemas de Gestión Integrados, debéis saber que ISO ha redactado un documento que ha denominado Anexo SL, el cual proporciona a sus estándares una estructura idéntica, con definiciones y términos comunes.

El Anexo SL ha facilitado a los integrantes de los comités la creación de nuevas normas de gestión y la revisión de aquellas ya publicadas. Con esto, se fomenta la implementación de numerosos estándares internacionales de gestión en las organizaciones, de un modo integrador  y reduciendo la dificultad que hasta el momento esto suponía.

Si desea conocer una información adicional sobre los SIG, puede consultar el siguiente link: https://isotools.org/normas/sistemas-integrados/

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En artículos anteriores sobre los Sistemas de Gestión Integrados, hemos hablado del enfoque basado en los principios TQM y del enfoque sistémico.

Aunque se aprecian diferencias entre ambas metodologías de integración, no son excluyentes. Las organizaciones, en la mayoría de los casos implantan sistemas de gestión basados en estándares que a su vez se encuentran fundamentados en la gestión por procesos.

Por ello, lo más probable es que una organización que implante un sistema de gestión según los estándares de gestión, disponga de un mapa de procesos de su sistema. Como es obvio, las empresas persiguen certificar sus sistemas de gestión y la pueden lograr combinando las metodologías de integración a través de dos vías:

• Haciendo uso del mapa de procesos que propone el estándar de gestión y cumpliendo con los requerimientos exigidos por cada estándar. En este caso se aplican implícitamente los principios TQM.
• Elaborando un mapa de procesos de la compañía e incluyendo los requerimientos definidos pos el estándar de gestión.

A través de ambas vías, es posible lograr la certificación se los sistemas de gestión con los que cuente la organización e integrar varios sistemas de gestión. Estas dos opciones consiguen resultados diferentes, la primera asegura un sistema de gestión similar al que podría tener cualquier otra organización que haya aplicado el mismo procedimiento. La simple implantación de sistemas de gestión no supondrá una ventaja competitiva en el mercado en el que desarrolla su actividad.

Por el contrario, la integración de dichos sistemas se permite un diseño especializado, ya que el mapa de procesos se elabora en función de la actividad de la organización y no según los requisitos de la norma.

En este caso es necesario contar con un conocimiento integro sobre su desarrollo,  consiguiendo identificar las oportunidades de mejora.

Podemos plantear varias alternativas para lograr la integración de los sistemas, como por ejemplo a través del desarrollo de un mapa de procesos, distinguiendo diferentes ámbitos en los que englobar los procesos:

-          Planificación.

-          Gestión de recursos.

-          Realización del producto.

-          Medición, análisis y mejora.

Cabe destacar que los procesos incluidos en el ámbito de la realización del producto, serán los únicos característicos de cada organización. Esto es así según el producto realizado o servicio ofrecido.

Si realizamos una comparativa entre las metodologías de integración empleadas, podemos afirmar que el enfoque basado en estándares es el más fácil de implantar. Esta metodología fundamentada en los estándares hace uso de pocos recursos, pero no genera grandes beneficios ya que impide diferenciar a una organización del resto de organizaciones que hagan uso de la misma metodología

Todo lo contrario ocurre en el caso de la metodología basada en los principios TQM. Debemos saber que este tipo de metodología ofrece mejores resultados, aunque precisa de mayores recursos.

La decisión de qué tipo de metodología se debe emplear para llevar a cabo la integración de los sistemas de gestión de una organización, la adopta la propia empresa basándose en sus necesidades.

Es importante conocer que el enfoque basado en los principios TQM, es la única metodología que permite realizar una integración completa, esto es debido a que surge de los procesos de la empresa.

En función de la metodología de integración, la magnitud de los documentos requeridos será por el Sistema de Gestión Integrado será mayor o menor. El hecho de que las organizaciones se decanten por el uso de un mapa de procesos, les hace posible minimizar los procedimientos empleados. Además podemos decir que la gran mayoría de las organizaciones consiguen la integración total cuando emplean mapas de procesos.

Aunque la existencia de distintos departamentos no tiene que ver con el tipo de metodología empleada, es cierto que la agrupación de los departamentos involucrados en la integración de sistemas y por lo tanto, de sus responsabilidades favorece y facilita el proceso. Por lo tanto, se puede concluir que contar con una estructura organizativa integrada favorece a alcanzar mayores niveles de integración de los sistemas de gestión.

¿Qué metodología de integración es la adecuada para mi organización?
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Para desarrollar correctamente la integración de sistemas, resulta básico conocer el estado de madurez del sistema. Asimismo, es necesario prestar atención a otras variables como la complejidad, alcance y riesgos asociados.

Teniendo en cuenta todo esto, hay que decidir qué tipo de integración de sistemas de gestión realizar, ya que puede ser progresiva o simultánea.

Para el caso de la integración simultánea, la organización integra a la vez desde el comienzo todos los sistemas de gestión involucrados:

• En un principio se produce sobre una de las áreas y posteriormente se integran el resto.
• Fomenta la integración desde el punto de vista de la alineación y/o combinación de sistemas. Esto puede originar problemas en la distribución y/ o modificación de responsabilidades.
• No requiere de un equipo multidisciplinar, ya que este puede adquirir los conocimientos necesarios  de un modo progresivo.
• Existe un referente normativo para cada uno de los sistemas que se desean integrar.

En el caso de gestionar una integración progresiva, la organización integra por fases los diferentes sistemas de gestión que van a participar. Su uso implica:

• Un diseño fácil del sistema de gestión integrado desde el principio, ya que establece una estructura dirigida a todas las áreas de gestión.
• Fomenta la integración total, por lo que las responsabilidades se asignan desde una perspectiva integradora.
• La necesidad de contar con un equipo multidisciplinar.
• No existe un referente normativo para la implantación de un sistema de gestión integrado.

Normalmente las organizaciones realizan una integración progresiva, siempre en función de sus necesidades y de los recursos disponibles.

Durante la integración progresiva de sistemas, destacamos a su vez tres secuencias de integración diferentes:

• 1-2-3: implantación de un primer sistema, seguido de un segundo y para terminar de un tercero.
• 1-1-2: En el momento inicial se hace la integración simultánea de dos sistemas y para finalizar se incorpora un tercero.
• 1-2-2: Al comienzo, tiene lugar la implantación de un sistema de gestión que concluye con la integración simultánea de dos sistemas.

De las alternativas ofrecidas anteriormente, comentamos que la más habitual es la que hemos denominados como 1-2-3.

Sistemas de Gestión Integrados

La integración de sistemas más común es la referida a los sistemas de gestión de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo y seguridad de la información según los estándares  ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 e ISO 27001.

En cualquier caso, el alcance de la integración de los sistemas de gestión depende en gran medida de los stakeholders de una organización.

Si desea conocer más sobre la integración de sistemas no deje de visitar https://isotools.org/normas/sistemas-integrados/

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